Автоматизация процессов: как мы улучшили процесс обработки документов для электронной площадки | Logstream - автоматизация процессов обработки документов

Logstream – автоматизация процессов обработки документов

Автоматизация процессов: как мы улучшили процесс обработки документов для электронной площадки

В мире цифровых технологий скорость и точность — ключевые параметры успешного бизнеса. Однако, ручная обработка документов продолжает быть бременем для многих компаний, замедляя их эффективность. Электронные торговые площадки, где компании осуществляют закупки и продажи, не исключение.

 

Наш клиент — современная электронная площадка, которая стремится обеспечить простую и прозрачную коммуникацию между поставщиками и покупателями. Мы предоставляем инструменты для оптимизации процессов закупок и сбыта. Благодаря использованию передовых технологий, наши пользователи получают доступ к актуальной информации о рыночной динамике, что помогает им принимать обоснованные решения.

 

Наша цель — сделать процессы подачи и рассмотрения заявок на площадке клиента более прозрачными, гибкими и управляемыми. Это позволит им сконцентрироваться на ключевых стратегических задачах, обходя операционные сложности.

Проблема

Текущий процесс обработки заявок на площадке требует значительного вмешательства людей. Сотрудники вынуждены тратить массу времени и усилий на проверку и анализ каждой заявки, что, в свою очередь, приводит к задержкам, ошибкам и дополнительным расходам. Кроме того, существует проблема отсутствия возможности управлять качеством поступающих отсканированных документов.

 

Понимая необходимость оптимизации, компания обратилась к специалистам Логстрим с четким требованием: создать сервис, который автоматизирует извлечение данных из заявок и обработку документов. Заказчик стремится к повышению эффективности, сокращению времени обработки и снижению количества ошибок.

Решение

В процессе работы над этой задачей мы разработали сложные механизмы, начиная с приема анкет от пользователей в формате XML и сопровождающих их PDF-файлов. Наши системы автоматически анализируют эти данные, извлекая изображения и проводя парсинг информации для создания набора полей, готовых к проверке.

 

После этапа автоматической обработки наша система проверяет корректность данных, указанных в анкете, и их соответствие в приложенных документах. В случае успешной проверки, валидные поля отображаются зеленым цветом, обозначая их корректность. Однако, если возникают сомнения, например, в качестве документа или его разрешении, невалидное поле выделяется красным цветом, указывая на возможную ошибку.[1] 

 

Далее, оператор вручную вводит значения на основе данных из документов и после заполнения всех полей формируется итоговый XML и протокол.

 

Протокол содержит ключевые данные, такие как ID заявки и ссылка на нее на площадке. Далее идет информация об организации или ИП, от которых поступила заявка, а также данные по каждому типу приложенных документов. Если обработка прошла успешно, протокол отображает это заключение. В случае ошибок или замечаний, протокол указывает на соответствующие поля и описывает суть ошибки.

 

Весь процесс полностью автоматизирован: данные извлекаются из PDF и сравниваются с информацией, указанной заказчиком в анкете. Мы тщательно проверяем соответствие данных между собой, обеспечивая высокий уровень точности и эффективности в обработке.

Уникальность

С помощью BIOM Data Transformation мы выполнили процесс поворота изображений в нужное положение и их форматирование в соответствии с требованиями для распознавания формата.

 

Кроме того, наша команда разработала нейронную сеть, которая может извлекать данные из ячеек с машинным текстом. Этот процесс особенно важен для документов, где каждая ячейка представляет собой отдельное значение. Нейронная сеть способна обрабатывать данные таким образом, что извлекает нужную информацию, обходя разделители между ячейками, которые обычно представляются как единицы. Таким образом, нейронная сеть вычищает избыточные элементы и предоставляет нам необходимый цифровой набор данных.

 

После внедрения этого решения заказчик получает ряд значимых преимуществ:

  • Автоматизация и оптимизация процессов: Система обеспечивает полную автоматизацию обработки данных из анкет и приложенных документов. Это существенно сокращает временные затраты на обработку каждой заявки и минимизирует риск человеческих ошибок.
  • Высокая точность и эффективность: Благодаря использованию передовых технологий, таких как BIOM Data Transformation и нейронной сети для извлечения данных, система гарантирует высокий уровень точности и эффективности в обработке информации.
  • Контроль качества и прозрачность: При обнаружении ошибок оператору предоставляется подробная информация о проблеме, что обеспечивает быструю реакцию на выявленные недочеты.

  • Улучшенная отчетность: Сформированный протокол содержит все ключевые данные о заявке, результаты обработки и выявленные ошибки. Это обеспечивает прозрачность процесса и позволяет быстро принимать решения на основе полученной информации.
  • Экономия ресурсов: Автоматизация процессов и повышенная точность обработки данных позволяют сэкономить время и ресурсы, которые ранее тратились на ручную обработку и исправление ошибок.

В современном мире, где данные играют ключевую роль, инновации становятся двигателем прогресса. Развитие и применение передовых технологий в обработке информации открывает новые возможности для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности деятельности компаний.

 

Сотрудничество с компанией Логстрим дает преимущества не только в технической экспертизе и инновационных подходах, но и в глубоком понимании потребностей заказчика. Мы предоставляем технологические решения и стремимся к созданию уникальных, индивидуально адаптированных продуктов, которые максимально соответствуют бизнес-задачам клиента.

 

Наш опыт и экспертиза позволяют не только оптимизировать текущие процессы, но и создавать новые возможности для развития бизнеса.

 

Вместе мы можем преодолевать вызовы современного бизнеса и строить успешное будущее на основе инноваций и передовых технологий.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram и Вконтакте