АВТОМАТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ НА ПЛАТФОРМЕ OPENTEXT
Автоматизация процессов управления документами позволяет значительно увеличить скорость и точность ведения дел компании.
Электронный документооборот применяется во многих сферах деятельности. С помощью опции автопостинга можно значительно улучшить функционал ЭДО и компании в целом.
Автопостинг в SAP позволяет быстро обрабатывать пакеты документов, видеть, на каком этапе возникла та или иная проблема, а также снизить процент ошибок в документах.
Интерфейс приложений для автопостинга документов имеет привычный для пользователя вид и не требует много времени для адаптации.
01
Общая схема работы автопостинга с документами:
01
Сканирование документов, проверка
02
Интерпретация документов и перенос в OCR
03
Распознавание и обогащение данных, присвоение статусов документам
04
Все распознанные документы попадают в отдел управления входящими документами
05
Верификация данных
06
Данные передаются в среду SAP и архивируются в хранилище
07
Данные проходят проверки в системе SAP
08
Данные можно редактировать вручную и переносить при помощи способа drag-and-drop
09
Происходят разные обязательные проверки, например, на сальдо (общая сумма = сумме по позициям)
10
Связка документов с архивными данными через SAP
11
Настройка индивидуальных шаблонов для каждого поставщика
02
Выгоды от внедрения автоматизации процессов управления документами:
01Производительность улучшается по всей цепочке процессов, от кредиторской задолженности до отдела закупок
02Более короткое время обработки счета
03Высокая прозрачность и удобство использования
01Производительность улучшается по всей цепочке процессов, от кредиторской задолженности до отдела закупок
- Экономия времени на обработку и снижение затрат;
- Уменьшение ошибок в проводках.
02Более короткое время обработки счета
- Оптимизируется управление денежными средствам;
- Проще договориться о скидках.
03Высокая прозрачность и удобство использования
- Изображение счета и данные счета всегда доступны на каждом шаге процесса;
- Статус обработки всегда виден.
- Экономия времени на обработку и снижение затрат;
- Уменьшение ошибок в проводках.
- Оптимизируется управление денежными средствам;
- Проще договориться о скидках.
- Изображение счета и данные счета всегда доступны на каждом шаге процесса;
- Статус обработки всегда виден.
До использования опции автопостинга
- Долгое согласование заявок.
- Проблемы решались по электронной почте длительно и неэффективно.
- В SAP нет инструментов для контроля всех полученных инструментов.
- Ведение реестра документов в Excel вручную.
- Составление и ведение плана платежей в Excel вручную.
- Слабый контроль соблюдения сроков платежей.
- Прием документов offline.
- Регулярная неукомплектация полного пакета документов.
- Ручной ввод данных в SAP с отсканированных документов.
- Неэффективное и медленное общение для решения вопросов с документами.
- Ручной постинг документов.
После использования опции автопостинга
- Создание заявок в SAP.
- Оптическое распознавание документов.
- Проверка документов на наличие ошибок (в случае ошибок документ отправляется на доработку).
- Автоматическое введение документов только полным пакетом.
- Автоматизированная проверка и контроллинг документов.
- Автоматическое определение даты платежа.
- Контроль платежей и затрат бюджета в SAP.
- Автоматическое ведение реестров.
- Вопросы по документу автоматически отправляются в соответствующий отдел.
- Отсутствие просрочек по платежам.
- Онлайн поддержка для решения возникших вопросов.
- Прозрачность всех бизнес-процессов и этапов решения задач.
После использования
опции автопостинга
До использования
опции автопостинга
01
Создание заявок в SAP.
02
Оптическое распознавание документов.
03
Проверка документов на наличие ошибок (в случае ошибок документ отправляется на доработку).
04
Автоматическое введение документов только полным пакетом.
05
Автоматизированная проверка и контроллинг документов.
06
Автоматическое определение даты платежа.
07
Контроль платежей и затрат бюджета в SAP.
08
Автоматическое ведение реестров.
09
Вопросы по документу автоматически отправляются в соответствующий отдел.
10
Отсутствие просрочек по платежам.
11
Онлайн поддержка для решения возникших вопросов.
12
Прозрачность всех бизнес-процессов и этапов решения задач.
01
Долгое согласование заявок.
02
Проблемы решались по электронной почте длительно и неэффективно.
03
В SAP нет инструментов для контроля всех полученных инструментов.
04
Ведение реестра документов в Excel вручную.
05
Составление и ведение плана платежей в Excel вручную.
06
Слабый контроль соблюдения сроков платежей.
07
Прием документов offline.
08
Регулярная неукомплектация полного пакета документов.
09
Ручной ввод данных в SAP с отсканированных документов.
10
Неэффективное и медленное общение для решения вопросов с документами.
11
Ручной постинг документов.
После использования опции автопостинга
01
Создание заявок в SAP.
02
Оптическое распознавание документов.
03
Проверка документов на наличие ошибок (в случае ошибок документ отправляется на доработку).
04
Автоматическое введение документов только полным пакетом.
05
Автоматизированная проверка и контроллинг документов.
06
Автоматическое определение даты платежа.
07
Контроль платежей и затрат бюджета в SAP.
08
Автоматическое ведение реестров.
09
Вопросы по документу автоматически отправляются в соответствующий отдел.
10
Отсутствие просрочек по платежам.
11
Онлайн поддержка для решения возникших вопросов.
12
Прозрачность всех бизнес-процессов и этапов решения задач.
До использования опции автопостинга
01
Долгое согласование заявок.
02
Проблемы решались по электронной почте длительно и неэффективно.
03
В SAP нет инструментов для контроля всех полученных инструментов.
04
Ведение реестра документов в Excel вручную.
05
Составление и ведение плана платежей в Excel вручную.
06
Слабый контроль соблюдения сроков платежей.
07
Прием документов offline.
08
Регулярная неукомплектация полного пакета документов.
09
Ручной ввод данных в SAP с отсканированных документов.
10
Неэффективное и медленное общение для решения вопросов с документами.
11
Ручной постинг документов.
03
Автопостинг документов — это:
Минимизация количества «человеческих» ошибок;
Ускорение бизнес-процессов;
Контроль и прозрачность процессов;
Оперативное решение проблем;
Повышение производительности компании.
Минимизация количества «человеческих» ошибок;
Ускорение бизнес-процессов;
Контроль и прозрачность процессов;
Оперативное решение проблем;
Повышение производительности компании.
Если Вашей компании нужны скоростное развитие и эффективность – проконсультируйтесь со специалистами Логстрим по вопросам автоматизации своих бизнес-процессов.
