ПОСТРОЕНИЕ ФИНАНСОВОГО АРХИВА
С помощью таких платформ как Авандок, ЭКОДОК, OpenText, Docsvision и 1С:Документооборот, мы разработали систему создания финансового архива. Все документы сохраняются как в электронном формате, так и на физических носителях.
Это современное и удобное решение для работы со входящим и исходящим потоком документации.
01
Проблемы при работе с бумажным архивом
- Трудоемкость (Перемещение коробов по стеллажам, разбор подшитых документов и проч.);
- Длительный поиск и передача документов;
- Временной износ и порча носителей;
- Утеря документов;
- Неверное определение места документа в карточке;
- Ошибочное оформление документа;
- Отсутствие важных составляющих документа (Печать, подпись и т.д.).
Перечисленное особенно актуально для компаний, проводящих работу с большим потоком финансово-хозяйственной документации.
02
Преимущества от внедрения системы электронного финансового архива
Компания Логстрим предлагает технологичное решение для устранения подобных ситуаций – построение финансового архива, а также настройка процессов обработки финансовых документов. Автоматизированное управление учетной документацией значительно повышает скорость бизнес-процессов, а, следовательно, и уровень дохода самой компании.
Преимущества от внедрения системы электронного финансового архива позволяют значительно экономить трудовые ресурсы компании:
Многопотоковый автоматизированный ввод и обработка документов;
Быстрая скорость обработки информации;
Оптимизированный поиск информации по настраеваемым параметрам;
Централизованный банк информации, доступный для разрозненных отделов и филиалов;
Возможность обращения к данным в любой момент и из любой точки доступа;
Ускорение внутреннего и внешнего потока документооборота;
Упрощение коммуникаций с контрагентами и проверяющими организациями;
Автоматизированная комплектация стандартных пакетов документов (отчетность, сверки, реестры и пр.).;
Безопасное хранение данных;
Неограниченный объем для хранения данных;
Интуитивно доступный пользовательский интерфейс.
Многопотоковый автоматизированный ввод и обработка документов;
Быстрая скорость обработки информации;
Оптимизированный поиск информации по настраиваемым параметрам;
Централизованный банк информации, доступный для разрозненных отделов и филиалов;
Возможность обращения к данным в любой момент и из любой точки доступа;
Ускорение внутреннего и внешнего потока документооборота;
Упрощение коммуникаций с контрагентами и проверяющими организациями;
Автоматизированная комплектация стандартных пакетов документов (отчетность, сверки, реестры и пр.).;
Безопасное хранение данных;
Неограниченный объем для хранения данных;
Интуитивно доступный пользовательский интерфейс.
03
Функционал системы финансового архива:
Интеграция данных в КИС (корпоративные информационные системы)
Верификация документов
Кросс-проверки пакетов документов с учетной системой (для осуществления сверок с учетной системой на этапе верификации)
Приведение документа к формализованному виду
Штрихкодирование документов (для ускорения поиска)
Систематизированная сортировка документов
Автозаполнение стандартных форм
Своевременное предоставление регулярной финансово-хозяйственной отчетности соответствующим органам
Единая система хранения скан-образов первичной документации
Единый центр Классификации и Верификации поступающих пакетов
Единый пульт управления всеми поступившими карточками документов
Реализацию системы согласования и обогащения поступивших карточке документов
Возможность внедрения модуля дополнительных проверок в учетной системе в соответствии с требованиями заказчика
Расширенный мэппинг между первичной документацией и объектами в учетной системе
Расширенная статусная схема карточек документов для учета копий документов и контроля поступивших авансовых платежей.
04
Процесс обработки финансовых документов:
Внесение документов
- Бумажные — формализованные и неформализованные документы вносятся в систему с помощью сканирования
- Электронные — экспортируются из уже существующей системы ЭДО или иной базы данных
Верификация документов
Создание электронных образов документов в системе финансового архива (карточек)
Автоматическая привязка физического документа к своей архивной карточке
Разграничение уровней доступа пользователей к архивным данным
Комплектация документов для настроенных форм/видов отчетности
Формирование аналитики и отчетности по заданным параметрам
05
Эффекты от внедрения системы финансового архива:
Упрощение финансово-хозяйственных коммуникаций;
Увеличение скорости бизнес-процессов;
Оперативная подготовка к типовым аудитам;
Мягкая интеграция с существующими информационными системами;
Упрощение финансово-хозяйственных коммуникаций;
Увеличение скорости бизнес-процессов;
Оперативная подготовка к типовым аудитам;
Финансовый архив и весь его функционал в веб-версии.
06
Проекты по построению финансового архива мы успешно реализовали в таких крупных компаниях, как:
Обратитесь к специалистам компании Логстрим для решения проблем устаревшего бумажного оборота и получите:
- Квалифицированную поддержку наших специалистов;
- Значительную экономию трудовых и финансовых ресурсов компании;
- Увеличение эффективности бизнес-процессов;
- Окупаемость проекта в краткосрочной перспективе.
