ЦЕНТРАЛИЗАЦИЯ обслуживающих ФУНКЦИЙ
Централизация обслуживающих функций в группе компаний может сэкономить до 20% расходов на персонал.
В зависимости от размера вашего бизнеса, ежедневно в нем может совершаться десятки, а то и сотни тысяч операций. От уровня проведения бухгалтерских, кадровых, IT и других операций, зависит результативность всей организации.
В недавнем прошлом совершенно нормальной ситуацией было, когда эти функции выполнялись внутри каждой отдельно взятой бизнес-единицы. То, что одинаковые процессы организованы по-разному, приводит к существенной потере времени и дополнительным издержкам.
Для увеличения производительности эти функции централизуются. Благодаря этому происходит унификация всех процессов компании и перенос в единый центр управления таких функций как «Бухгалтерский учет», «Налоговый учет, «Управление персоналом».
Для достижения такого результата применяются такие технологии как роботизация операций, электронный документооборот, в том числе юридически значимый. Уменьшаются сроки подготовки отчетов, благодаря возможности перераспределения ресурсов. Разработка стандартов приводит к повышению качества обслуживания.
В помощь таким центрам на местах организуются фронт-офисы, служащие точками соприкосновения сотрудников с центром. Например, срок изготовления справки 2-НДФЛ обычно снижается с нескольких дней до нескольких минут. Например, решение бухгалтерских вопросов, которые привязаны к определенным местам, осуществляется руководителем филиала по доверенности.
01
Возможные решения в разрезе функций предприятия
- Автоматизация HR процессов: от приема людей на работу, до их увольнения. Производится автоматизация формирования инструкции по дальнейшим действиям каждого кандидата на определенных шагах, а также формирование списка документов для финального кандидата. Набор присланных соискателем документов проверяется на комплектность и соответствие заданным требованиям (например, документы проходят проверку на принадлежность их одному и тому же человеку). В ближайшее время традиционная трудовая книжка будет вытесняться электронной, что также открывает обширное поле деятельности для автоматизации.
- С помощью технологий OCR производится распознавание данных со входящих бумажных документов, а благодаря RPA они отражаются в учетной системе предприятия. Возможна реализация разных стандартов отражения для каждого структурного подразделения. Последнее выполняет в автоматическом режиме проверку соответствия данных в согласованной и подписанной версиях договора.
- Два самых популярных решения: «Поиск в документе печатей и подписей» и «Сверка договоров». Первое решение позволяет осуществить поиска наличия в отсканированном документе подписи и печати. Последнее в автоматическом режиме проверяет соответствие данных в согласованной и подписанной версии договора. В случае обнаружения изменений (причем как удалений, так и добавлений) они будут подсвечены. Помимо этого, возможна разработка методологии согласования договоров, создание конструкторов договоров и автоматизация их внутреннего согласования.
- Самым востребованным сервисом является проверка поставщиков. На первом шаге производится проверка ИНН по справочникам в Интернете. Далее вы определяете перечень документов, который должен предоставить вам каждый контрагент при заполнении заявки на участие в конкурсе. Эти данные распознаются и проверяются на соответствие заданным вами требованиям. Подобные процедуры позволяют отсеивать неблагонадежных поставщиков. Не менее интересным решением является поиск нужных позиций на сайтах закупок. Автоматизируется сканирование тендерных площадок и поиск лотов для закупки в соответствии с заданным количеством и ценой.
- Автоматизация HR процессов: от приема людей на работу до их увольнения. Производится автоматизация формирования инструкции по дальнейшим действиям каждого кандидата на определенных шагах, а также формирование списка документов для финального кандидата. Набор присланных соискателем документов проверяется на комплектность и соответствие заданным требованиям (например, документы проходят проверку на принадлежность их одному и тому же человеку). В ближайшее время традиционная трудовая книжка будет вытесняться электронной, что также открывает обширное поле деятельности для автоматизации.
- С помощью технологий OCR производится распознавание данных со входящих бумажных документов, а благодаря RPA они отражаются в учетной системе предприятия. Возможна реализация разных стандартов отражения для каждого структурного подразделения. Обычно централизация первичной документации осуществляется организационно, путем внедрения решения под конкретного заказчика, а, возможно – передачи внешнему исполнителю.
- Два самых популярных решения: «Поиск в документе печатей и подписей» и «Сверка договоров». Первое решение позволяет осуществить поиска наличия в отсканированном документе подписи и печати. Последнее в автоматическом режиме проверяет соответствие данных в согласованной и подписанной версии договора. В случае обнаружения изменений (причем как удалений, так и добавлений) они будут подсвечены. Помимо этого, возможна разработка методологии согласования договоров, создание конструкторов договоров и автоматизация их внутреннего согласования.
- Самым востребованным сервисом является проверка поставщиков. На первом шаге производится проверка ИНН по справочникам в Интернете. Далее вы определяете перечень документов, который должен предоставить вам каждый контрагент при заполнении заявки на участие в конкурсе. Эти данные распознаются и проверяются на соответствие заданным вами требованиям. Подобные процедуры позволяют отсеивать неблагонадежных поставщиков. Не менее интересным решением является поиск нужных позиций на сайтах закупок. Автоматизируется сканирование тендерных площадок и поиск лотов для закупки в соответствии с заданным количеством и ценой.
