Цифровые отделы и подразделения

Цифровому отделу можно передать целое направление работы. Если проект охватывает несколько функций или компаний, Logstream создает цифровое подразделение или бизнес-единицу.

Как идет работа над проектом

Вместе с заказчиком разбираем процесс по шагам и смотрим, какие системы в нём участвуют и как связаны между собой. Определяем, какие операции передать цифровым сотрудникам, а какие остаются за людьми, и описываем будущий порядок работы. Если нужно, готовим техническое задание и рассчитываем ожидаемый эффект.

Дальше разрабатываем и тестируем решение, подключаем его к системам компании и обучаем пользователей. Если после запуска появляются новые задачи, подразделение дорабатываем и добавляем в него новых цифровых сотрудников.

Какие цифровые отделы мы создаем

Слайдер отделов

Кадры

Цифровой кадровый отдел работает в 1С:ЗУП и 1С:ДО: оформляет совмещение должностей и переводы между юридическими лицами, регистрирует сотрудников в личном кабинете, выпускает электронные подписи и отправляет документы на подписание через Sign.me. Кадровики согласуют и контролируют, цифровые сотрудники — оформляют.

Расчёт зарплаты

Цифровой отдел собирает данные о времени и выработке, рассчитывает начисления и премии, сверяет результат между системами и передаёт в учёт. Расчётчики проверяют итог и разбирают нестандартные случаи.

Бухгалтерия

Для ОЦО и финансового департамента «Зетта Страхование» Logstream создал цифровой отдел обработки документов: он охватывает весь цикл — сканирование, распознавание и проверку данных, передачу в корпоративные системы и центр обработки данных. Бухгалтеры работают с проверенными данными и расхождениями, а не с бумагой; документы обрабатываются быстрее, ошибок меньше.

Закупки

В «Первой грузовой компании» цифровой отдел закупок проверяет контрагентов по внутренним и внешним источникам и ведёт договорные документы в связке OpenText и Контур.Диадок. Специалисты принимают решения по результатам проверки; внутренняя отчётность готовится проще.

Налоги и отчётность

Цифровой налоговый отдел готовит формы налогового мониторинга, проверяет данные, переводит документы в XML и сдаёт отчётность по сотрудникам в инспекции. Налоговые специалисты контролируют корректность и отвечают на запросы.

Договорная работа

Цифровой договорной отдел сверяет договоры с шаблонами и согласованными версиями, выявляет риски, формирует протоколы расхождений и обеспечивает электронное подписание, в том числе с применением МЧД, а также ведёт работу со штрафами, претензиями и исками. Юристы работают с найденными отклонениями.

Корпоративное управление

Цифровой отдел корпоративного управления «Норильского никеля» ведёт документы инвестиционных комитетов через рассмотрение и согласование и контролирует исполнение принятых решений. Сроки согласования сократились, качество оформления документов выросло.

Аналитика и мониторинг цен

Цифровой отдел аналитики собирает данные из внешних и внутренних источников, приводит их к единому виду и готовит отчётность. В «Россетях» он работает с данными об измерительных трансформаторах, поверках и характеристиках оборудования с учётом меняющегося законодательства — данные хранятся централизованно, зависимость от внешних специалистов снизилась. В закупках такой отдел отслеживает рыночные цены и находит завышенные и заниженные позиции.

Креатив, дизайн и анимация

Отдельные цифровые отделы разрабатывают VR-сценарии от идеи до технического задания, создают фото-, видео- и печатные материалы, 3D-изображения, ролики и квесты.

Цифровые подразделения

В крупных проектах цифровое подразделение объединяет работу нескольких предприятий, филиалов или дочерних обществ, даже если они находятся в разных регионах.

Кейсы Logstream - Слайдер

Бухгалтерское подразделение — «Магнит»

Задача

Бухгалтерская функция одной из крупнейших розничных сетей страны обслуживает более 24 000 торговых объектов в 100 филиалах и 12 округах. До цифровизации в подразделении работали более 2500 человек: документы из магазинов шли на бумаге, вводились вручную, а каждая ошибка ввода возвращалась в процесс повторной проверкой. Компания поставила цель централизовать сервисные функции в общем центре обслуживания и отказаться от бумаги.

Как устроено подразделение

Logstream помог создать цифровое бухгалтерское подразделение. В нём работают цифровые сотрудники — на базе Kofax Capture, Kofax RPA и платформы OpenText — и люди. Цифровые сотрудники принимают документы из магазинов в электронном виде, распознают и проверяют их, заносят в учётную систему, подписывают электронной подписью и обмениваются документами с контрагентами через ЭДО. Они же формируют и сдают отчётность по персоналу в налоговые инспекции по каждому магазину. Специалисты работают с исключениями, контролируют качество и принимают решения.

Результат

Сегодня тот же объём задач выполняют 800 специалистов вместе со своими цифровыми коллегами. Число пользователей системы превышает 180 000. Внутренняя стоимость бухгалтерских услуг снизилась втрое, расходы на распечатку документов сократились более чем на 20 млн рублей в месяц, время доставки документа на обработку в ОЦО и число ошибок при вводе уменьшились.

Кадровое подразделение — NORD GOLD

Задача

Кадровые и расчётные функции золотодобывающей компании опирались на данные из разрозненных систем: производственных, кадровых и учётных. Сбор данных, их перенос, сверка и расчёт зарплаты и премий требовали нескольких специалистов и повторялись каждый период с пиковой нагрузкой на закрытии.

Как устроено подразделение

Кадровые задачи распределены между несколькими цифровыми сотрудниками, которые работают как одно подразделение. Один собирает данные о времени и выработке из производственных систем, другой вносит их в учётные системы, третий следит, чтобы информация в разных системах совпадала, ещё один рассчитывает зарплату и премии и запускает согласование. Данные синхронизируются между системами напрямую. Кадровый и производственный департаменты получают готовый результат и список исключений.

Результат

Несколько цифровых сотрудников закрывают набор функций, который раньше требовал нескольких специалистов. Обработка данных ускорилась, их точность повысилась, согласования стали быстрее и прозрачнее, а люди переключились на контроль и нестандартные случаи.

Общий центр обслуживания — «Норильский никель»

Задача

ОЦО группы обслуживает десятки компаний и подразделений, и значительная часть его нагрузки — типовые операции с документами: приём корреспонденции, проверка первичных и финансовых документов, подготовка отчётности для налогового мониторинга, сопровождение решений коллегиальных органов.

Как устроено подразделение

В ОЦО цифровые сотрудники работают вместе со специалистами на платформе OpenText. Цифровой делопроизводитель принимает, распознаёт и регистрирует входящую корреспонденцию 30 компаний группы; цифровой сотрудник по налоговому мониторингу проверяет данные, формирует XML-документы и подбирает материалы по запросам налоговой; цифровой сотрудник по корпоративному управлению ведёт документы инвестиционных комитетов через рассмотрение и согласование и контролирует исполнение принятых решений. Специалисты ОЦО отвечают за содержание, спорные случаи и взаимодействие с заказчиками внутри группы.

Результат

По входящей корреспонденции производительность труда выросла до 91%, ручные операции исключены. Сроки рассмотрения и согласования документов инвестиционных комитетов сократились, качество их оформления повысилось, контроль исполнения решений стал проще. Подбор документов для налогового мониторинга занимает заметно меньше времени.

Центр обработки документов для восьми предприятий — «Металлоинвест»

Задача

Бухгалтерские, налоговые и кадровые документы восьми промышленных предприятий — Лебединского и Михайловского ГОКов, ОЭМК, «Уральской Стали» и других, где работают около 50 000 человек, — обрабатывались на местах, в каждом из них по-своему. Нужен был единый центр с общими стандартами обработки от поступления документа до сдачи его в архив.

Как устроено подразделение

В Старом Осколе создан единый центр обработки документов на платформе Kofax Capture, Kofax Transformation Modules и Kofax Analytics. Цифровые сотрудники сканируют поступающие документы, распознают их, заполняют карточки в системе электронного документооборота и связывают электронные образы с учётной системой, обеспечивая оперативный доступ к скан-образу из учётной записи. Оригиналы уходят в архив, электронные копии — в общее хранилище. Специалисты центра работают с исключениями и контролируют качество. С решением работают управление взаимодействия с клиентами, казначейство, фабрика платежей, управление персоналом, службы экономической безопасности, договорной работы и закупок.

Результат

В первый год расходы сократились на 20%, трудозатраты (FTE) — на 28%. Время на сканирование и заполнение карточек в ЭДО уменьшилось втрое. Документы восьми предприятий обрабатываются по единому стандарту в одном центре.

Централизованное подразделение для 65 компаний

Задача

Первичные бухгалтерские и кадровые документы 65 компаний группы возникали в разных регионах, а подтверждающие образы нужно было связать с хозяйственными операциями в трёх учётных системах — SAP ERP, SAP HCM и 1С:УПП. Отдельной задачей был контроль бумажного архива: наличие оригиналов и место их физического хранения, в том числе для контролирующих органов.

Как устроено подразделение

Создано централизованное подразделение на платформе Kofax Capture, SAP xECM и OpenText Content Server. Цифровые сотрудники обрабатывают документы независимо от места их возникновения, связывают каждый электронный образ с системным документом в нужной учётной системе, контролируют целостность электронного и бумажного архива и фиксируют место хранения оригиналов. Поддержка пользователей централизована. Люди в подразделении отвечают за спорные случаи, подбор оригиналов по запросам и контроль.

Результат

С решением работают более 20 000 пользователей; обработано свыше 3,5 млн пакетов и 10 млн листов документов. Снизились затраты на сопровождение системы, трудозатраты на подбор оригиналов для проверяющих и подготовку описей дел; местонахождение любого документа известно.

Что создает Logstream

Масштаб решения зависит от задачи. Это может быть цифровой помощник, сотрудник, целое подразделение или бизнес-единица.

01

Цифровой помощник

Работает вместе со специалистом и берет на себя часть его задач.

02

Цифровой сотрудник

Получает собственный участок работы и выполняет его в корпоративных системах.

03

Цифровые подразделения и бизнес-единицы

Несколько цифровых ролей работают вместе и закрывают полноценную функцию.

Масштаб проектов Logstream

Достижения и факты - Слайдер

120 000 сотрудников

Платформой Express пользуются в РЖД: на 16 железных дорогах, в аппарате управления и Главном вычислительном центре.

Более миллиона пакетов в год

Этот объем обрабатывает система внутреннего электронного документооборота на OpenText. С ней работают более 2 000 пользователей. Logstream поддерживает систему круглосуточно.

Полтора месяца

За этот срок Logstream внедрил платформу корпоративных коммуникаций для 1 500 пользователей.