Logstream – автоматизация процессов обработки документов

связаться

Наш сайт использует файлы куки (cookie) чтобы улучшить работу сайта, повысить его эффективность и удобство. Управлять куки (cookie) можно в настройках браузера. Продолжая использовать сайт, вы соглашаетесь на использование файлов cookie, в соответствии с политикой конфиденциальности.

Цифровой сотрудник

Logstream создает цифровых сотрудников под задачи конкретной компании. Цифровой сотрудник может помогать специалисту, вести отдельный участок процесса или полностью брать на себя определенную работу.

Цифровому сотруднику
нужно уметь три вещи.

  • Распознавать текст и данные в документах, письмах, таблицах, сканах и фотографиях.
  • Определять тип документа, учитывать его содержание и контекст, понимать, к какому процессу он относится и что нужно сделать дальше. Оформление документа при этом может отличаться от привычного.
  • Вносить данные в системы, формировать документы, отправлять письма, запускать проверки и передавать результат на следующий этап. Цифровой сотрудник вырос из RPA. К программному роботу, который выполнял действия по инструкции, добавились машинное зрение, обработка естественного языка и машинное обучение. Теперь он может разбирать документы свободной формы и выбирать дальнейшее действие из предусмотренных правилами процесса. Что передать цифровому сотруднику, решают специалисты. Они же проверяют результат и подключаются, когда нужна профессиональная оценка. Ответственность остается за человеком.

Чем отличается от программного робота

RPA и ИИ — два из инструментов, которые могут использоваться при создании цифрового сотрудника. RPA подходит для повторяющихся операций с заданной последовательностью и структурированными данными. ИИ подключают, когда нужно разбирать документы и другую неструктурированную информацию. В зависимости от задачи эти технологии работают отдельно или вместе.

01

Программный робот (RPA)

  • Действует по заданному алгоритму;
  • Работает с данными заданной структуры;
  • Останавливается при отклонении, которого нет в сценарии;
  • Выполняет повторяющиеся операции.

02

Цифровой сотрудник (RPA + ИИ)

  • Учитывает содержание и контекст;
  • Разбирает письма, сканы, фотографии и документы свободной формы;
  • Выбирает дальнейшее действие в рамках заданных правил;
  • Распознает, классифицирует, извлекает и проверяет данные.
Если в одном процессе используют обе технологии, ИИ работает с содержанием, а робот выполняет действия в корпоративных системах.

Преимущества цифрового сотрудника

Слайдер преимуществ
Без перерывов

Без перерывов

Операции могут выполняться днем, ночью и в выходные. Скорость и качество работы остаются прежними.

Меньше ошибок

Меньше ошибок

Заданные правила не забываются и не меняются от операции к операции. Первая и тысячная выполняются одинаково.

Возвращает людям время

Возвращает людям время

Сверку, перенос и проверку данных можно поручить цифровому сотруднику. У команды остается больше времени на анализ и решения.

Больше работы в пиковые периоды

Больше работы в пиковые периоды

Если поток документов растет, цифровому сотруднику передают больше операций. Нанимать для этого новых людей не нужно.

История действий

История действий

Каждое действие записывается. Можно посмотреть, как прошла обработка и откуда взялся результат.

Что создает Logstream

Масштаб решения зависит от задачи. Это может быть цифровой помощник, сотрудник, целое подразделение или бизнес-единица.

01

Цифровой помощник

Работает вместе со специалистом и берет на себя часть его задач.

02

Цифровой сотрудник

Получает собственный участок работы и выполняет его в корпоративных системах.

03

Цифровые подразделения и бизнес-единицы

Несколько цифровых ролей работают вместе и закрывают полноценную функцию.

Каждого цифрового сотрудника мы проектируем под конкретный процесс. Вместе с компанией определяем его задачи и ожидаемый результат, затем подбираем технологии и подключаем нужные системы. В состав решения могут входить RPA, ИИ-модели, корпоративные системы, готовые сервисы, продукты BIOM и решения партнёров. Если требуется несколько компонентов, мы связываем их в одном процессе.

 

Цифровой сотрудник получает собственную учётную запись и доступ к рабочим системам. Для него выделяют лицензию. Как и у обычного специалиста, у него может быть должность — цифровой бухгалтер, цифровой расчётчик, цифровой оператор. Что передать цифровому сотруднику, решают специалисты. Они же проверяют результат и подключаются, когда нужна профессиональная оценка. Ответственность остаётся за человеком.

Области применения

Области применения - Слайдер
Бухгалтерия и финансы

Бухгалтерия и финансы

Счета и счета-фактуры, сверка информации, перенос данных и формирование проводок в учетной системе.

Кадровая работа

Кадровая работа

Онбординг, заявки на отпуск, кадровые документы, разбор резюме, расчет зарплат и премий.

Закупки

Закупки

Проверка комплектности документов, аккредитация контрагентов и участников торгов, сопоставление данных из разных источников.

Креатив, дизайн и анимация

Креатив, дизайн
и анимация

VR-сценарии от идеи до ТЗ, фото- и видеоматериалы, ролики, полиграфия, 3D-изображения, пространства для анимации и квестов.

Продажи и маркетинг

Продажи и маркетинг

Квалификация лидов, подготовка коммерческих предложений по шаблонам из CRM, отчеты и мониторинг цен.

Строительные документы

Строительные документы

Проверка комплектности, оформления и соответствия документов. Мониторинг рыночных цен, поиск завышенных и заниженных значений.

Технологии и системы

Для цифрового сотрудника нет единственного набора программ. Logstream подбирает его под задачу: использует готовые решения, облачные и локальные ИИ-модели, продукты BIOM и разработки партнеров.

01 Продукты BIOM
  • BIOM Analytics, eco-doc, BIOM Data Transformation и архивный сервер.
02 ИИ-модели
  • GPT, Claude, Gemini, DeepSeek, Qwen, Mistral и Llama. Из российских моделей — GigaChat и YandexGPT. Внутри контура компании могут работать локальные модели.
03 Корпоративные системы
  • 1С:ДО, 1С:ЗУП, 1С:УХ, 1С:УПП, SAP ERP, SAP HCM, Bitrix24, CRM и ERP-системы.
04 СЭД и электронные архивы
  • OpenText Content Server, SAP xECM и DocsVision.
05 Интеграции
  • LDAP, Exchange и SharePoint.
06 Партнерские решения и работа с документами
  • Kofax Capture, Kofax Transformation, OpenText Captiva и Express.
07 ЭДО и электронная подпись
  • Диадок, Sign.me и КриптоПро.
08 Офисные инструменты и веб
  • Excel, Word, электронная почта, браузер, внутренние порталы и другие веб-системы.
09 ИИ-инфраструктура
  • Оркестрация, RAG, RPA, компьютерное зрение, API и MCP.

Если у системы есть пользовательский интерфейс, цифровой сотрудник может работать с ней так же, как специалист. При наличии API данные передаются напрямую.

Типовые задачи и результаты
Российская
практика
Банки
При обработке входящей корреспонденции и подготовке ответов трудозатраты могут уменьшиться на 40–60%.
Типовые документы
Чат-бот готовит типовой документ за 2–5 минут. Вручную на это уходит от 10–40 минут.
Цифровой бухгалтер
Собирает документы из разных источников, сверяет их с договорами и переносит данные в учетные системы.
Мировая
практика
ДО 40%
рост производительности в отдельных процессах.
ДО 30%
рост производительности после внедрения цифровых решений. Операционные расходы при этом могут сократиться до 25%.

Примерно в пять раз дешевле обходится обработка одного счета. В некоторых процессах экономия доходит до 90%.
74%
руководителей отмечают, что автоматизация освобождает от 11 до 30% времени, которое раньше занимали ручные операции.

Что уже делают цифровые сотрудники Logstream

Ниже — работа, которую цифровые сотрудники Logstream уже выполняют в компаниях. Каждый из них закрывает понятную функцию, которую раньше делали люди, — от расчёта зарплаты до проверки договоров и обработки миллионов документов в год.

01

Цифровой расчётчик зарплаты — NORD GOLD

Задача

В золотодобывающей компании данные для расчёта зарплаты и премий рождаются в разных системах: учёт рабочего времени и выработки — в производственных, кадровые сведения — в HR-системе, начисления — в учётной. Специалисты вручную собирали эти данные, переносили между системами и сверяли, а при любом расхождении расчёт приходилось перепроверять заново. На пике — в дни закрытия периода — нагрузка на кадровый и производственный департаменты росла кратно.

Что делает цифровой сотрудник

Расчёт распределён между несколькими цифровыми сотрудниками. Один забирает данные о времени и выработке из производственных систем, другой вносит их в учётные системы, третий проверяет, что сведения во всех системах совпадают, и фиксирует расхождения. На основе проверенных данных рассчитываются зарплата и премии по правилам компании, результат проводится в учёте и уходит на согласование. Синхронизация между системами идёт напрямую, без ручной выгрузки файлов.

Результат

Обработка данных для расчёта ускорилась, точность начислений выросла, согласования стали быстрее и прозрачнее. Специалисты кадрового и производственного департаментов работают с итогами и исключениями, а не с переносом цифр, что позволило эффективнее использовать людей и сократить затраты на рутинные операции.

02

Цифровой сотрудник по налоговой отчётности — «Магнит»

Задача

Отчётность по сотрудникам сдаётся в налоговые инспекции по каждому торговому объекту, а их у сети более 24 000 по всей стране. При такой структуре формирование и отправка отчётов — это тысячи однотипных операций со своими сроками, формами и кодами инспекций. Выполнять их силами людей означало держать отдельный штат и всё равно рисковать пропуском сроков.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой сотрудник по расписанию собирает данные о персонале каждого магазина из кадровой и учётной систем, формирует отчётные формы в нужном формате, проверяет их на полноту и корректность, подписывает и отправляет в инспекции. Ошибки и отказы в приёме он фиксирует и передаёт специалистам, остальное проходит без участия человека.

Результат

Отчётность по всей сети сдаётся в срок и в едином формате, а подготовка, которая раньше требовала работы целого подразделения, выполняется автоматически. Специалисты занимаются только отклонениями и запросами налоговых органов.

03

Цифровой кадровик — оформление документов в 1С

Задача

Совмещение должностей и переводы сотрудников между юридическими лицами группы — частые кадровые события, каждое из которых требует набора документов, подписей работника и руководителей и отметок в нескольких системах. Пока документы ходили на бумаге или по почте, оформление растягивалось на дни, а подписи собирались вручную.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой кадровик работает в 1С:ЗУП и 1С:ДО по процессам, описанным в BPMN. Он формирует комплект документов по совмещению или переводу, автоматически регистрирует сотрудника в личном кабинете, выпускает ему электронную подпись через сервис Sign.me и отправляет документы на подписание. Если документ нужно отозвать с подписания — по любому из процессов, — цифровой сотрудник делает это из личного кабинета.

Результат

Кадровые документы оформляются и подписываются в электронном виде без участия кадровика в сборе подписей. Сроки согласования сократились, трудозатраты кадровой службы снизились, а для сотрудников процесс стал прозрачным: все документы и их статусы видны в личном кабинете.

04

Цифровой бухгалтер по входящим счетам-фактурам

Задача

В финансовый департамент единого центра обслуживания ежедневно поступают входящие счета-фактуры в разных форматах. Каждый нужно принять, проверить корректность реквизитов и сумм, при ошибках — запустить согласование с контрагентом или инициатором, а затем провести в SAP ERP и связать с электронным образом в архиве. При ручной обработке именно проверка и повторные согласования съедали большую часть времени.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой бухгалтер получает счета-фактуры, распознаёт их на платформе OpenText Captiva, проверяет реквизиты и суммы по правилам компании и справочникам, корректные документы автоматически публикует в SAP ERP через OpenText Vendor Invoice Management, а к карточке документа добавляет ссылку на скан-образ в архиве. Некорректные счета он направляет по маршруту согласования и возвращает в обработку после исправления. Роботы управляются централизованно с сервера.

Результат

Уровень распознавания документов составил 92%, производительность труда на участке выросла до 80%, ручные операции по процессу практически исключены. Связь между карточкой документа в архиве и объектом в учётной системе создаётся автоматически, а серверное управление упростило контроль над цифровыми сотрудниками и снизило стоимость владения решением.

05

Цифровой сотрудник по сверке расчётов с контрагентами — «МегаФон»

Задача

Единый центр обслуживания «МегаФона» принимает первичные финансовые документы от контрагентов, филиалов и дочерних компаний по всей стране. Перед проведением каждый комплект нужно проверить на целостность, сверить с данными о расчётах и обеспечить доступ к электронному образу документа в архиве. Объём документов и число участников процесса делали ручной контроль узким местом всего финансового контура.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой сотрудник встроен в систему внутреннего электронного документооборота (СВЭДО), которую Logstream развивает в «МегаФоне» более шести лет. Он принимает входящие первичные документы через Kofax Capture, проверяет комплектность и целостность, сверяет данные с расчётами по контрагентам, передаёт проверенную информацию в учёт и размещает образы документов в архиве на SAP xECM и OpenText Content Server. Функциональные заказчики — департамент расчётов и сопровождения казначейских операций, департамент финансового контроля и департамент управления персоналом.

Результат

Экономия от внедрения новой структуры обработки составила более 470 млн рублей в первый год. Сверка расчётов с контрагентами проходит в пять раз быстрее, время отклика системы — 10 секунд. Точность сведений и оперативность доступа к электронным образам первичных документов выросли, а трудозатраты на контроль целостности документов сократились.

06

Цифровой контролёр договоров — «МегаФон»

Задача

Договорной отдел ежедневно получал на подписание договоры, которые контрагенты могли изменить относительно согласованной версии — иногда в одном пункте, незаметном при беглой проверке. Сверять каждый документ с версией из системы документооборота и с типовым шаблоном вручную долго, а пропущенное изменение — это юридический и финансовый риск.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой контролёр сверяет поступивший договор с согласованной версией, созданной в системе электронного документооборота, проверяет его на соответствие утверждённому шаблону, анализирует текст на наличие потенциальных рисков и формирует протокол расхождений с указанием каждого изменения. Протокол получает ответственный специалист договорного отдела, который принимает решение по отклонениям. Решение реализовано на платформе Kofax Capture.

Результат

Отслеживается 100% изменений в договорной документации. Сроки согласования и подписания документов сократились, обмен документами с контрагентами ускорился, управленческие решения по договорам принимаются быстрее. Компания расширила перечень типовых бланков договоров и увеличила количество услуг, которые предоставляет заказчикам.

07

Цифровой сотрудник по проверке контрагентов — «Первая грузовая компания»

Задача

Перед заключением договора нужно убедиться, что потенциальный партнёр существует, не находится в чёрных списках и предоставил достоверную информацию. Данные для этого разбросаны по внешним реестрам и внутренним системам, они меняются ежедневно, а ручная проверка каждого контрагента отнимает время специалистов и всё равно не гарантирует актуальности.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой сотрудник собирает сведения о компании из внутренних и внешних источников, проверяет её по чёрным спискам, применяет многоуровневые алгоритмы оценки достоверности и ежедневно обновляет данные по юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям. Результат проверки он передаёт в договорный процесс, который ведётся в OpenText в связке с Контур.Диадок и внутренними инструментами компании. По итогам формируется внутренняя отчётность.

Результат

Проверка контрагентов стала автоматической и актуальной на каждый день, риски при заключении договоров снизились. Процесс стал прозрачнее, нагрузка на сотрудников уменьшилась, безопасность данных повысилась, а решения о сотрудничестве принимаются быстрее.

08

Цифровой оператор аккредитации — «ТЭК-ТОРГ»

Задача

На электронной торговой площадке участники подают заявки на аккредитацию с комплектом учредительных и подтверждающих документов. Операторы департамента закупок вручную проверяли комплектность, сверяли сведения и оформляли замечания. Заявки поступают круглосуточно, а скорость и качество проверки напрямую влияют на то, сколько участников получают доступ к торгам.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой оператор принимает электронные документы участников, распознаёт их с помощью Kofax Capture и Kofax Transformation Modules и платформы BIOM Data Transformation, извлекает и систематизирует данные, верифицирует их, проводит кросс-проверки между документами и внешними источниками и формирует протокол расхождений. Заявки без замечаний проходят дальше автоматически, спорные получают операторы с уже готовым перечнем расхождений. Решение работает в режиме 24/7.

Результат

Трудозатраты операторов на обработку аккредитационных документов сведены к минимуму, проверка заявок не зависит от рабочего дня, а уровень аккредитации участников площадки вырос. Ресурсы заказчика высвобождены для содержательной работы с участниками торгов.

09

Цифровой сотрудник по импортным операциям — «Спортмастер»

Задача

Документы по импорту товара — инвойсы, упаковочные листы, спецификации — приходят со сложными многостраничными таблицами и одновременно на русском и английском языках. Ошибка или задержка в обработке означает задержку в логистической цепочке и налоговые риски при таможенном и бухгалтерском учёте. Стандартные средства распознавания с такими документами справлялись плохо.

Что делает цифровой сотрудник

Для этого проекта Logstream разработал собственный модуль распознавания сложных таблиц и обработки двуязычных документов. Цифровой сотрудник распознаёт документы, извлекает позиции и суммы, сверяет полученные данные с базой данных компании для контроля и верификации и передаёт их в учётные системы — Saperion и собственную систему «Спортмастера» ShipDocs на базе 1С. Расхождения он выделяет для бухгалтерии.

Результат

Производительность на участке выросла, процессы по импорту ускорились, ошибки при обработке данных и связанные с ними задержки в логистических цепочках сведены к минимуму. Налоговые риски по импортным операциям снизились.

10

Цифровой аналитик рыночных цен

Задача

Закупочные и сметные подразделения должны понимать, соответствуют ли цены в заявках, сметах и коммерческих предложениях рынку. Цены на материалы, оборудование и работы меняются постоянно, источников десятки — торговые площадки, сайты поставщиков, прайс-листы, поступающие КП, — а ручной мониторинг охватывает лишь малую часть позиций и быстро устаревает.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой аналитик по расписанию собирает цены из заданных источников: обходит торговые площадки и сайты поставщиков, разбирает поступающие коммерческие предложения и прайс-листы, в том числе в виде сканов и таблиц. Он приводит наименования и единицы измерения к единому справочнику, сопоставляет собранные цены с позициями смет, заявок и действующих договоров и рассчитывает отклонения. Завышенные и заниженные значения, а также резкие изменения цен он отмечает в отчёте и направляет закупкам и сметному отделу; при необходимости отвечает на запросы через чат-бот.

Результат

Проверка цен, на которую у специалистов уходили дни и которая охватывала выборочные позиции, выполняется ежедневно и по всему объёму закупок. Компания видит завышенные позиции до подписания договора и получает основание для переговоров с поставщиками.

11

Цифровой сотрудник по налоговому мониторингу — «Норильский никель»

Задача

Компания работает в режиме налогового мониторинга: формы и документы передаются в налоговую в электронном виде в строго определённом формате XML. Управлению налогового администрирования приходилось вручную заполнять формы, следить за корректностью данных, конвертировать документы и подбирать подтверждающие материалы по запросам — трудоёмко и с риском ошибок в формате.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой сотрудник предоставляет специалистам интерфейс для заполнения налоговых форм с автоматическими проверками корректности вносимой информации, переводит заполненные документы в XML для передачи в налоговый орган, выгружает и хранит готовые и частично заполненные формы в электронном архиве на OpenText. Подтверждающие документы он подбирает из архива по запросу налогового мониторинга.

Результат

Временные циклы работы с документами налогового мониторинга в архиве сократились, время на поиск и подбор документов по запросам налоговой — тоже. Формы уходят в инспекцию в корректном формате с первого раза, а специалисты отвечают за содержание, а не за техническую подготовку файлов.

12

Цифровой сотрудник по проверке подписей и комплектов документов — BIOM Data Transformation

Задача

В сделках проверяются объёмные PDF-файлы, в которых собраны десятки документов с множеством страниц и подписей — как квалифицированных, так и неквалифицированных электронных. Специалист должен понять, из чего состоит комплект, где заканчивается один документ и начинается другой, и подтвердить каждую подпись. На один комплект уходили десятки минут, а ошибка при проводке стоила дорого.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой сотрудник построен на микросервисной архитектуре BIOM Data Transformation. Один сервис обрабатывает документы для последующей проверки, другой с помощью нейросети и методов машинного обучения классифицирует их по содержанию. В сложном PDF нейросеть определяет, какие документы входят в комплект и где границы каждого, после чего выбирается сценарий проверки пакета — включая проверку электронных подписей через сервис КриптоПро. Результат проверки специалист получает в готовом виде.

Результат

Обычный пакет проверяется за 10 секунд, сложный — за 30, в соответствии с SLA. Время закрытия сделок сократилось на 25%, до 30% сотрудников освободились от рутинных операций по проверке документов и переключились на более значимые задачи, а количество ошибок при проводке документов уменьшилось в два раза.

13

Цифровой делопроизводитель — «Норильский никель»

Задача

В управление методологии и организации делопроизводства поступает входящая корреспонденция 30 компаний группы. Каждый пакет нужно отсканировать, разобрать, проверить и зарегистрировать в корпоративной автоматизированной системе управления документами (КАСУД). Это сотни тысяч страниц в год и полностью ручной процесс, зависящий от загрузки сотрудников канцелярии.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой делопроизводитель сканирует комплекты документов, распознаёт их в Kofax Capture, проверяет и валидирует состав пакета и реквизиты, после чего регистрирует пакет в КАСУД на платформе OpenText и связывает его с нужными объектами системы — документами, делами, поручениями. Исключения он передаёт сотрудникам канцелярии.

Результат

Через цифрового делопроизводителя прошло более 130 000 пакетов — свыше 600 000 страниц — для 30 компаний и более 200 пользователей. Уровень распознавания документов составил 80%, производительность труда выросла до 91%, ручные операции по процессу исключены. Решение масштабируется под нагрузку, а стоимость владения снизилась.

14

Цифровой сотрудник по первичным документам — миллионы страниц в год

Задача

В одном из самых масштабных проектов по автоматизации обработки первичной бухгалтерской документации в России через единый транзакционный центр проходит более 20 видов документов по пяти участкам учёта — свыше восьми миллионов листов в год. В «Первой башенной компании» — более 30 видов финансовых и юридически значимых документов и свыше трёх миллионов страниц в год. На таких объёмах любая ручная операция превращается в штат людей.

Что делает цифровой сотрудник

Цифровой сотрудник принимает документы с потокового сканирования в отделах взаимодействия с клиентами, автоматически извлекает данные из скан-образов, проводит документы в SAP и размещает их в электронном архиве с привязкой к документам SAP на платформах Kofax Capture, SAP xECM и OpenText. В «Первой башенной компании» он дополнительно проверяет индексы томов дел в 1С:ДО, сверяет распознанные данные с карточкой документа в 1С:УХ, формирует протокол расхождений и маршрутизирует ошибочные пакеты.

Результат

Оперативность обработки документов выросла вдвое уже в первый месяц, доля трудозатрат на сканирование и контроль качества в общем процессе снизилась с 36 до 17%. В «Первой башенной компании» сократилось время на сканирование и проверку финансовой документации, а бумажный и электронный архивы находятся под контролем.

Состав цифрового сотрудника зависит от задачи. RPA и ИИ могут использоваться вместе или по отдельности. Logstream подбирает технологии с учётом процесса и систем, которыми уже пользуется компания.

Расскажите о задаче

Что нужно автоматизировать: отдельный участок процесса, полноценную функцию или работу целого подразделения?

Обсудить проект