Как организовать эффективную обработку огромного потока документов из системы электронного документооборота (ЭДО), включая акты выполненных работ, справки и прочее? Этот вопрос стоит перед многими компаниями, особенно теми, чей бизнес связан с производством и поставкой товаров. Ведь процесс ручной проверки, подтверждения электронных подписей и сопоставления сумм требует значительных временных и трудовых затрат.
Именно поэтому одна из крупных компаний, специализирующаяся на производстве пищевых товаров, обратилась к нам с просьбой помочь им оптимизировать этот сложный процесс. Эта компания, известная своим высоким качеством продукции и современными методами производства, стремится не только удовлетворить потребности миллионов своих клиентов, но и быть на лидирующих позициях в отрасли.
Наша задача состояла в том, чтобы разработать решение, которое помогло бы им эффективно управлять огромным объемом документации из ЭДО и автоматизировать процесс проверки электронных подписей. Нам предстояло создать систему, которая не только уменьшила бы временные затраты на обработку документов, но и снизила нагрузку на сотрудников.
Проблема
Одной из основных проблем, с которой столкнулся наш клиент, является необходимость ручной проверки каждого документа. Этот процесс включает в себя анализ как квалифицированных, так и неквалифицированных электронных подписей. Особенно остро эта проблема проявляется при работе с обширными PDF-файлами, содержащими множество страниц и подписей.
Однако, трудности возникают не только в сфере электронного документооборота, но и с бумажными документами. Извлечение данных из этих документов и их последующая проверка представляют собой трудоемкий процесс, требующий значительных человеческих ресурсов.
Решение
Для решения данной проблемы наша команда использовала платформу BIOM Data Transformation, которую мы интегрировали с существующими цифровыми каналами клиента, такими как ЮЗЭДО, для бесшовного импорта документов. Важно было учесть и бумажные документы, которые поступают через сканирование и импорт.
Наша система интеллектуальной классификации на базе AI/ML автоматически определяет тип документа и разделяет поток входящих документов. Это позволяет заранее подготовить данные для дальнейшего извлечения.
Мы разработали механизм, который извлекает и проверяет данные с высокой точностью. Система выделяет именованные сущности для экспорта в учетные системы и проводит автоматическую проверку корректности со справочниками и другими НСИ. Формато-логические проверки и кросс-проверки внутри комплектов документов гарантируют, что все данные соответствуют требованиям и правильно оформлены.
Для максимальной точности мы предусмотрели контроль на всех этапах обработки документов. Операторы проверяют верно ли классифицировались документы и распознались данные, вносят исправления, если это необходимо, и проводят дополнительные проверки. Кроме того, мы добавили пользовательские роли для проверки и подтверждения данных, что позволяет настраивать систему под требования каждого клиента.
Наш модуль автоматически экспортирует распознанные данные в учетные системы и системы электронного документооборота, что значительно повышает производительность. Мы также предусмотрели возможность генерации электронных образов документов в формате двухслойного PDF (Searchable PDF) или TIFF, а также метаданных в формате XML/JSON.
Уникальность
Уникальность нашего решения заключается в способности работать с разнообразными документами и системами, обеспечивая бесшовную интеграцию и поддержку. Мы создали систему, которая не только точно извлекает и проверяет данные, но и автоматически выделяет ключевые элементы для экспорта и выполняет все необходимые проверки.
Также наше решение предлагает совершенно новый подход к обработке и управлению данными через преобразование входящих документов в растровые изображения для оцифровки и распознавания информации с высокой точностью и надежностью.
Наша технология не только упрощает процесс обработки данных, но и повышает его эффективность, минимизируя человеческий фактор и связанные с ним ошибки.
После внедрения нашего решения заказчик получил следующие преимущества:
- Автоматизация процесса: Замена ручной проверки документов автоматизированным процессом значительно сократила временные затраты и уменьшила нагрузку на сотрудников.
- Увеличение точности: Система автоматической проверки и валидации данных обеспечила высокую точность в обработке документов, минимизируя вероятность ошибок.
- Ускорение процесса: Автоматический экспорт распознанных данных в учетные системы и системы электронного документооборота повысил производительность и оперативность обработки информации.
- Расширенная функциональность: Возможность генерации электронных образов документов в различных форматах и экспорта метаданных обогатила функционал системы и улучшила ее гибкость.
- Минимизация человеческого фактора: Автоматизация процесса обработки данных и контроль на всех этапах снизили зависимость от человеческого фактора, улучшая надежность процесса.
Эти изменения значительно повысили эффективность и качество работы компании, укрепив ее позиции в отрасли.
Компания Логстрим устанавливает новые стандарты в области обработки документов, предлагая клиентам инновационное и эффективное решение для управления информацией — BIOM Data Transformation. Новое решение не просто автоматизирует процессы, оно поднимает планку эффективности и интеграции до новых высот, оставляя в прошлом многочасовые проверки и рутинную работу с бумажными документами.
Что делает Логстрим настолько выдающимся на рынке обработки данных? Ответ прост: наш продукт — это не просто инструмент, это решение, которое строится вокруг потребностей клиентов.
Команда Логстрим, состоящая из лучших специалистов в области информационных технологий и искусственного интеллекта, неустанно работает над улучшением своих решений. Наша экспертиза и опыт обеспечивают высокий уровень качества продукта и сервиса, делая компанию Логстрим лидером в своей области.
