РЕШЕНИЕ ПО УПРАВЛЕНИЮ КАДРОВЫМ АРХИВОМ OPENTEXT
Кадровое делопроизводство – неотъемлемая часть любой компании, независимо от ее объема.
Документы сотрудников должны быть оформлены и храниться в строгом соответствии с действующим законодательством и внутренними регламентами компании. И если в случае небольшого количества сотрудников необходимые обязанности может выполнять один человек, то в более крупных компаниях оборот кадрового бумажного потока становится крайне объемным и трудоемким.
Компания Логстрим предлагает автоматизировать кадровый документооборот, тем самым высвободив ресурсы Вашей компании для более эффективного их использования.
01
Проблематика кадрового делопроизводства
Каждая компания и ее проблематика уникальны, поэтому для оптимизации и ускорения кадровых процессов используются различные ECM системы, такие как Авандок, ЭКОДОК, OpenText, Docsvision и 1С:Документооборот. Эти решения могут быть адаптированы под специфику бизнеса, для того, чтобы обеспечить гибкость и эффективность в управлении кадровыми процессами.
Кадровое делопроизводство – система важных, но достаточно однообразных действий. Добавив к этому процент ошибок, связанных с человеческим фактором, мы наблюдаем в большинстве компаний следующую проблематику:
- Долговременная обработка и передача данных;
- Медленное движение документов между отделами;
- Частые ошибки из-за ручного ввода данных;
- Множество излишних процессов;
- Некорректная систематизация и хранение кадрового архива;
- Некорректное/неформализованное оформление документации;
- Недостаточный контроль регламентов делопроизводства и качества работы сотрудников отдела;
- Расходы на содержание крупного отдела персонала, в т.ч. расходные материалы, технику;
- Высокие производственные затраты из-за неэффективных процессов;
- Недостаток времени для более ценных мероприятий, которые делают компанию более конкурентоспособной.
Мы предлагаем новый подход к управлению кадровым архивом, используя различные системы, такие как Авандок, ЭКОДОК, OpenText, Docsvision и 1С:Документооборот. Наши решения гарантируют совместимость с существующими информационными системами и обеспечивают оптимальные условия работы для сотрудников, решая текущие проблемы в сфере кадрового делопроизводства в каждой отдельной компании.
Каждая компания и ее проблематика уникальны, поэтому для оптимизации и ускорения кадровых процессов мы адаптируем решения под специфику вашего бизнеса для максимального эффекта.
02
Возможности решения SAP Employee File Management
Различные способы сбора и сохранения входящих документов как части кадровой записи;
Сканирование (централизованное и децентрализованное);
Распознавание
штрих-кода;
Интеграция
с электронной почтой;
Централизация и отображение HR-документации в SAP ERP HCM;
Четкая организованная структура папок;
Мгновенный поиск и доступ к нужной информации;
Авторизованный доступ к файлам сотрудников.
Различные способы сбора и сохранения входящих документов как части кадровой записи;
Сканирование (централизованное и децентрализованное);
Распознавание
штрих-кода;
Интеграция
с электронной почтой;
Централизация и отображение HR-документации в SAP ERP HCM;
Четкая организованная структура папок;
Мгновенный поиск и доступ к нужной информации;
Авторизованный доступ к файлам сотрудников.
03
Плюсы решения Employee File Management на платформе OpenText
Чтобы повысить эффективность бизнес-процессов и освободить компании от тормозящих развитие элементов, специалисты Логстрим предлагают решение Employee File Management используя различные ECM системы (Авандок, ЭКОДОК, OpenText, Docsvision).
Автоматизируя процессы обработки кадровых документов и работу со структурированным кадровым архивом, компания получает не только общее ускорение работы отдела кадров, но и следующие плюсы:
Легкая интеграция решения в существующие системы ИТ
Контроль управления документацией
Регламентирование работ с документами сотрудников
Накопление и использование пользовательского опыта
Создание единого электронного архива личных дел сотрудников
Высокая скорость обработки больших потоков бумажной документации
Создание электронных карточек сотрудников
Облегчение поиска данных
Отсутствие дублированных документов
Сокращение финансовых издержек
Контроль качества работы сотрудников
Быстрое реагирование на кадровые запросы
Возможность внедрения модуля дополнительных проверок в учетной системе в соответствии с требованиями заказчика
04
Схема работы решения с данными
01
Ввод
- Оцифровка документации
- Распознавание штрих-кода
- Интеграция с электронной почтой
- Объединение с ИС компании
- Массовая обработка документов
- Внедрение функционала самообслуживания для сотрудников и HR-менеджера
02
Хранение и организация
- Создание защищенной системы хранения данных (электронный архив)
- Создание типовых форм отчетности
- Формирование инструкций и регламентов для работы с документами
- Проверка полноты данных
03
Поиск
- Поиск записей основных данных персонала на основе существующих
- Полнотекстовый поиск
- Навигация
04
Отображение
- Прямой и веб-доступ
- Просмотр миниатюр
- Авторизация доступа
- Комплексный просмотр документов
05
Обработка
- Создание примечаний и аннотаций для документа
- Отслеживание внесенных изменений
- Несколько видов доступа: HR, для сотрудников, гостевой, клиентский
- Журналы активности
- Входящие-исходящие документы
- Журнал аудита
- Создание и удаление документов
Все это позволяет сотрудникам HR-отдела быстрее выполнять кадровые задачи с меньшим количеством ошибок.
Несколько лет назад мы успешно внедрили проект созданию кадрового архива и процессов обработки с документами для ГК «Норникель». Благодаря этому компания смогла эффективно использовать высвободившиеся ресурсы и направить их на собственное развитие.
Компания Логстрим повысит производительность и результативность работы кадрового отдела Вашей компании с помощью решения по управлению кадровым архивом, разработанного нашими экспертами.
