В современном мире розничной торговли, где каждый день идет огромный поток документации, начиная от заказов и заканчивая финансовыми отчетами, эффективное управление документами становится основным элементом успеха. Развитие электронного документооборота и архивации для таких сетей становится стратегическим решением, которое позволяет собирать, обрабатывать и хранить информацию более эффективно. Это не только увеличивает оперативность взаимодействия между различными подразделениями сети, но и обеспечивает лучшую защиту и доступность данных.
Наш клиент, крупная розничная сеть, обратился к нам с предложением по организации системы электронного документооборота и архивации. Эта сеть является одним из главных игроков на российском рынке розничной торговли. Специализируется на продаже продуктов питания, товаров для дома, косметики и других товаров широкого ассортимента. Сеть магазинов этой компании присутствует почти в каждом городе страны. Компания активно внедряет новые технологии, стремится к экологической ответственности и постоянно совершенствует свой бизнес, чтобы оставаться конкурентоспособной на рынке.
Задача, стоящая перед нами, предполагала создание и внедрение совершенно новой системы обработки первичных бухгалтерских документов, для того чтобы автоматизировать процессы сбора, хранения и доступа к информации, включая сканирование бумажных документов и конвертирование их в электронный формат.
Проблема
Проблема заказчика состоит в том, что процесс обработки первичных бухгалтерских документов в его текущем виде требует значительных ресурсов, времени и усилий. Он основан на ручной обработке, печати, сшивке и транспортировке бумажных документов, что замедляет процесс, увеличивает вероятность ошибок, потери документов при перевозке и усложняет доступ к информации. Клиент ищет решение, которое автоматизирует этот процесс, обеспечивая эффективную обработку, хранение и доступ к бухгалтерской документации в электронном виде.
Решение
Для начала мы провели тщательное исследование первичных бухгалтерских документов и их обработки до формирования комплектов. Наша задача заключалась в создании автоматизированной системы для эффективной обработки этих документов, а также добавления функционала отслеживания бумажных версий и обработки запросов от проверяющих органов.
Мы интегрировались в текущую систему и успешно расширили объем от пилотного проекта до полного развертывания по всей сети, порядка 26000 магазинов по всей стране. Это включало прием и обогащение кассовых операций и их автоматическое преобразование в приходные или расходные кассовые ордера либо листы кассовых книг за отчетный период. Документы подписывались автоматически на основе согласия с использованием ПЭП.
Для дальнейшей оптимизации мы автоматизировали процесс обработки как бумажных, так и электронных первичных бухгалтерских документов и разработали систему, способную распознавать и проверять содержание документов, а также добавили функционал автопостинга для определенных процессов.
Кроме того, мы разработали эффективный процесс взаимодействия с налоговыми органами. Мы создали сценарий, позволяющий автоматически маршрутизировать запросы и подбирать необходимые документы из электронного архива, а при необходимости – и сканировать недостающие бумажные документы для включения их в архив. В конечном итоге все необходимые документы собираются и передаются одному ответственному сотруднику для дальнейшей работы и представления в налоговую. Дополнительно мы разработали функцию пометки документов, которые уже были отправленных в налоговую.
Для минимизации трудозатрат сотрудников ОЦО мы внедрили процесс автоматического предоставления кассовых документов в ФНС.
Уникальность
В работе над этим проектом участвовали три большие команды разработчиков. Одна занималась созданием функционала для сканирования бумажных документов, перевода их в электронный вид на базе Kofax. Вторая команда, Логстрим, занималась бэкэндом, созданием платформы на базе OpenText. И третья команда занималась разработкой процессинга сбора и обработки потока бумажных и электронных документов с точек продаж.
Главная особенность заключалась в том, что мы должны были объединить все эти три разработки в одну и заставить их работать вместе, что стало одним из сложных и важных моментов проекта.
Позднее, к нам присоединилась команда разработчиков от заказчика.
Мы работали с тремя разными платформами, а также с четырьмя разными командами, и успешно выстроили сложную систему взаимодействия.
Реализация этого проекта позволила нашему клиенту значительно снизить расходы и оптимизировать рабочие процессы, а именно:
- Сократить расходы на печать документов: Значительное снижение затрат на печать бумажных документов привело к существенной экономии средств.
- Оптимизировать бухгалтерскую работу: Внедрение нашего решения сократило внутренние расходы на бухгалтерию втрое и помогло оптимизировать использование ресурсов.
- Получить финансовую выгоду: Эффект от внедрения проекта обеспечил экономию исчисляемую в сотнях миллионов рублей ежегодно.
- Улучшить время доставки документов: Реализация проекта значительно улучшила оперативность работы, сократив время доставки документов в ОЦО.
- Снизить ошибки в учете: Внедрение проекта привело к существенному снижению количества ошибок при вводе документов в учетную систему, что повысило точность финансовой отчетности и упростило управление данными.
Подобные масштабные проекты становятся неотъемлемой частью стратегии развития крупных современных компаний. В условиях быстрого темпа технологических изменений и увеличивающейся конкуренции бизнесу необходимо быть максимально гибкими. Разработка индивидуальных решений, адаптированных под уникальные потребности компании, помогает не только оптимизировать бизнес-процессы, но и открывает новые возможности для роста и развития.
Сотрудничество с компанией Логстрим, становится ключевым элементом успешной реализации заказных проектов. Наше экспертное мнение, передовые технологии и опыт наших специалистов позволяют создавать инновационные решения, которые помогают вам всегда быть на шаг впереди конкурентов.
Использование индивидуальных решений, адаптированных под потребности и запросы вашей компании, стало необходимым шагом для успешного развития в современном мире бизнеса.
