Автоматизация обработки запросов в рамках процесса налогового мониторинга | Logstream - автоматизация процессов обработки документов

Logstream – автоматизация процессов обработки документов

Автоматизация обработки запросов в рамках процесса налогового мониторинга

Многие крупные компании сталкиваются с необходимостью автоматизации налогового мониторинга. Одной из задач становится автоматизация заполнения  специализированных налоговых форм, конвертация документов в требуемые форматы и обеспечение хранения архива. Проблемы возникают из-за сложностей в конвертации разных форматов, а также возможности хранения большого объема документов. Решение этих проблем требует комплексного подхода и интеграции современных технологий в бизнес-процессы компаний.

 

Наш клиент не стал исключением. Это крупная горно-металлургическая компания, играющая ключевую роль в глобальной экономике. Специализируется на добыче и переработке различных металлов, включая несколько особенно важных для промышленности и технологий. На протяжении многих лет компания успешно управляет сложными процессами, связанными с извлечением и обработкой этих ценных ресурсов, внедряя инновации и современные методы для обеспечения качества продукции и соблюдения стандартов безопасности и экологии. Кроме того, компания активно участвует в социально-экономическом развитии регионов, где осуществляется ее деятельность, и внедряет программы по экологической устойчивости, стремясь к сокращению отрицательного воздействия на окружающую среду.

 

Наша задача заключалась в разработке эффективного и удобного инструмента для управления большим объемом входящей документации, сокращения временных затрат на выполнение обязанностей перед налоговыми органами и обеспечения надежного хранения всех необходимых документов.

Проблема

Одной из главных проблем, с которой сталкивается заказчик, является то, что традиционные методы заполнения форм и конвертации документов часто связаны с высокими временными затратами, риском ошибок и низким уровнем безопасности данных. Кроме того, отсутствие системы хранения и управления архивом документов может привести к потере важной информации и нарушению законодательных требований. В связи с этим возникает потребность в решении, способном автоматизировать процессы и уменьшить временные и финансовые затраты на выполнение формальностей.

Решение

Для достижения поставленной цели мы разработали решение, с использованием передовых технологий для упрощения процессов внутри компании.

 

Центральным элементом стало создание цифрового хранилища, обеспечивающего удобное и безопасное хранение документации компании. Кроме того, для обработки налоговых документов была разработана специальная XML-страница, интегрированная с программным обеспечением OpenText.

 

Особое внимание уделено процессу конвертации документов и их валидации. Был создан инструментарий, позволяющий автоматически конвертировать документы в нужные форматы и проверять их на соответствие XSD-схеме предоставленной налоговой службой.

 

Для удобства формирования документов были разработаны шаблоны в OpenText, позволяющие генерировать PDF, Word и XML документы на основе предварительно определенных параметров и тегов.

 

Наша система автоматически проверяет и подсказывает, какие поля обязательно нужно заполнить, что значительно упрощает взаимодействие пользователей с формами. Более того, при попытке конвертировать форму система выделяет незаполненные обязательные поля, облегчая процесс исправления ошибок. Это заметное улучшение по сравнению с предыдущей версией, где пользователи сталкивались с необходимостью искать ошибки в текстовых файлах. Теперь все ошибки отображаются непосредственно в интерфейсе, что делает процесс поиска и исправления более интуитивно понятным.

 

Система управления документами в OpenText была настроена с учетом всех потребностей компании, включая систему статусов, версионность и возможность сохранения черновиков. Пользователям предоставляется возможность комфортно работать с документами, запрашивая незаполненные формы и загружая данные из файлов Excel на веб-страницы.

Уникальность

При создании собственного инструмента для конвертации документов мы столкнулись с рядом проблем, требующих нестандартных решений. Основной задачей было формирование XML-структур из представленных форм. Нужно было не просто преобразовать и собрать данные в XML-формат, но и гарантировать их корректность и полноту.

 

При работе с PDF мы столкнулись с необходимостью точной настройки размеров полей и таблиц, чтобы они корректно переносились между страницами. Это оказалось нетривиальной задачей, требующей автоматизации процесса и точного предварительного расчета количества строк и полей.

 

Word представил свои собственные особенности. Несмотря на возможность создания шаблонов и вставки тегов, размеры и структура таблиц также требовали особого внимания. Нам пришлось разработать механизмы для автоматического добавления строк в таблицы и управления переносом текста на новые страницы.

 

Также одной из основных задач была работа с Excel. В отличие от Word здесь отсутствовала возможность использования тегов, как в конструкторе документов. Мы разработали инновационные методы заполнения таблиц, чтобы обеспечить точность и полноту данных.

 

Таким образом, при создании конвертера документов мы столкнулись не только с техническими аспектами преобразования данных, но и с необходимостью находить креативные решения для различных форматов файлов.

 

Мы помогли нашему клиенту перейти на новый уровень удобства и функциональности.

 

Наш проект представляет собой совершенно новое решение, способное эффективно обрабатывать информацию для налогового мониторинга, снижая риски ошибок и обеспечивая надежность в процессе подготовки отчетности.

 

После реализации проекта наш клиент получил ряд значительных преимуществ:

 

  • Ускорение процесса заполнения форм Налогового мониторинга: Автоматическая проверка полей существенно сокращает время, затрачиваемое на заполнение необходимых форм.
  • Эффективная конвертация документов: Быстрое и легкое преобразование данных в различные форматы для отправки, как в электронном, так и в бумажном виде упрощает процесс обмена информацией и снижает риски возможных ошибок.
  • Прозрачное хранение истории изменений: Автоматическое сохранение истории всех изменений по документам, обеспечивает полную прозрачность и надежность данных. Теперь можно легко отследить все внесенные изменения и в любой момент вернуться к предыдущим версиям.
  • Гибкость при создании документов: Возможность создания новых документов на основе уже существующих позволяет готовить отчетность для разных периодов, используя данные из предыдущих отчетов.

В эпоху стремительных технологических изменений инновации становятся ключевым фактором успешного развития бизнеса. Одной из ведущих компаний, представляющих передовые подходы в управлении документами, является компания Логстрим. Внедрение наших технологий дает предприятиям уникальный шанс оптимизировать внутренние процессы, сократить время на рутинные задачи и повысить эффективность деятельности различных подразделений.

 

Сотрудничество с Логстрим открывает перед компаниями широкие перспективы в области оптимизации обработки документов. Мы не просто реализуем технические проекты, но и предлагаем клиентам решения, которые превосходят их ожидания и приносят реальную пользу их бизнесу. Именно поэтому заказная разработка становится все более популярной: она обеспечивает индивидуальное решение, адаптированное под конкретные потребности и специфику деятельности каждого клиента.

 

В отличие от стандартных программ или готовых решений, заказная разработка от Логстрим предлагает возможность создать уникальное интегрированное решение, которое идеально встраивается в существующие процессы и структуру бизнеса наших клиентов. Это позволяет максимально эффективно использовать ресурсы компании и оптимизировать ее деятельность.

 

Сотрудничество с компанией Логстрим открывает для бизнеса новые перспективы и возможности для развития, выводя его на новый уровень эффективности и конкурентоспособности.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram и Вконтакте