С момента основания в 2009 году, компания “Логстрим” занимается разработкой комплексных решений в области автоматизации документооборота и обработки данных. Мы являемся лидерами в интеграции передовых технологий в различные сферы бизнеса.
Наши решения строятся как на развитии существующего иностранного ПО (OpenText), так и на базе импортонезависимых и российских платформ (ДоксВижн, Авандок, 1С).
В современном мире информация – это не просто знание, а настоящий актив. Умение эффективно управлять этим активом становится важной задачей, и здесь на помощь приходит ECM, или управление корпоративным контентом. Эта система не просто хранит и упорядочивает информацию, а мощный инструмент для развития бизнеса, который обеспечивает доступность, безопасность и управляемость данных.
Как работает управление корпоративным контентом?
Управление корпоративными данными (ECM) претерпело значительные изменения. Отход от бумажного формата, внедрение машинного обучения, облачных технологий и новых видов контента, таких как фото, видео и социальные медиа, привели к тому, что изменилось само понимание ECM в целом.
Сегодня ECM можно определить как процесс контроля над цифровой корпоративной информацией, с акцентом на ее доступность и пользу на всех этапах жизни контента. Это позволяет автоматизировать процессы, увеличить производительность и стимулировать продуктивную совместную работу команд внутри компании.
Программная система ECM
Современный мир перенасыщен информацией. Мы создаем и обмениваемся огромными объемами документов и файлов. Стремительное развитие технологий и глобальная совместная работа делают доступ к этой информации важной частью профессиональной жизни.
Идея ECM заключается в создании централизованного, организованного и структурированного подхода к управлению всей информацией, необходимой для принятия решений, выполнения задач и повышения общей производительности.
Одной из ключевых особенностей систем управления корпоративным контентом является устранение хаоса, связанного с “разбросанными” данными. Большая часть информации, с которой мы работаем, может находиться в электронной почте, в различных папках на жестких дисках или в облаке. ECM собирает все эти фрагменты информации в одном месте, обеспечивает быстрый доступ и удобное использование данных.
ECM предоставляет полный контроль над жизненным циклом информации – автоматизирует процессы сбора, хранения, публикации и архивирования данных. Это не только снижает риски потери информации, но и экономит место и ресурсы.
От хранения к управлению
Системы ECM сокращают временные и финансовые затраты на организацию корпоративного документооборота, обеспечивают строгое соблюдение политик хранения записей и гарантируют мгновенный доступ к важным данным для клиентов и сотрудников. Безопасность повышается благодаря гибким настройкам доступа, позволяя отделам контролировать свои данные.
ECM – это не просто инструмент, это решение для современных компаний, позволяющее эффективно управлять корпоративной информацией, улучшать процессы и сохранять конкурентное преимущество.
Различные подходы к эффективному управлению информацией
Управление веб-контентом (WCM) ориентировано на работу с внешним веб-сайтом компании – дает ключевым сотрудникам инструменты для обновления и публикации информации на сайте, с соблюдением корпоративного стиля и правил дизайна.
Совместное управление контентом (CCM) дает возможность совместной работы над документами, что особенно полезно в ситуациях, когда требуется отслеживание и обновление последних версий.
Управление транзакционным контентом (TCM) предназначено для контроля над разнообразными видами данных, включая записи, бумажные документы и цифровые файлы. Решения TCM позволяют собирать, классифицировать и хранить корпоративные данные, создавать автоматизированные процессы и обеспечивать доступ к ним на всех уровнях компании.
Соблюдение стандартов и правил
ECM помогает четко следовать стандартам и правилам, создавая строгие политики управления корпоративным документооборотом и автоматизируя процессы, что обеспечивает соблюдение нормативов и защиту данных.
Как ECM влияет на ваш бизнес?
Больше эффективности, меньше затрат
ECM не только оптимизирует повседневные процессы, но и существенно снижает расходы компаний, служит надежным инструментом для удаления лишней информации, устаревших данных и дубликатов. Это способствует экономии места на корпоративных серверах и сокращению расходов на материалы.
Оптимизация коммуникации для уменьшения рисков
ECM позволяет избежать случайных процессов, которые могут нарушить регламенты, привести к убыткам и замедлить работу, поскольку контролирует процесс обмена информацией и устанавливает четкую структуру коммуникации.
Данные под защитой
ECM дает возможность организациям продуктивно управлять своими данными и отслеживать их. Это позволяет ключевым сотрудникам максимально быстро реагировать на различные угрозы, такие как утечки данных или финансовое мошенничество, и защищаться от них
Основные инструменты управления контентом
- Организация данных: Документы и данные хранятся структурировано, что упрощает их поиск и доступ к ним.
- Автоматизация процессов: Сокращается время, затрачиваемое на выполнение рутинных задач, снижается вероятность ошибок.
- Соблюдение норм и безопасность: Надежная защита корпоративных данных и конфиденциальной информации в соответствии с требованиями законодательства и нормативами
Интеграция ECM
Принятие решения о внедрении ECM – это стратегический шаг, который требует тщательной оценки текущей ситуации в организации. Важно внимательно рассмотреть несколько основных моментов:
Бизнес-цели: Прежде всего, необходимо определить, каких целей вы хотите достичь с помощью системы ECM. Это может быть улучшение эффективности процессов, сокращение затрат, повышение безопасности корпоративных данных и улучшение взаимодействия с клиентами.
Обработка данных: Изучите, как ваша компания обрабатывает различные типы информации настоящее время и определите, что именно может быть оптимизировано с помощью ECM.
Существующие решения: Если у вас уже есть ECM, то проанализируйте, как она функционирует. Создайте схему текущих бизнес-процессов, чтобы определить возможные улучшения.
Поток информации: Понимание того, как информация перемещается по вашей организации, между сотрудниками, отделами и системами, поможет оптимизировать этот процесс с использованием систем управления корпоративным контентом.
Участники и интересы: Помните, что важны все, кто работает с контентом, включая внутренних пользователей, клиентов, поставщиков и партнеров. Их потребности и интересы должны быть учтены при разработке ECM-системы.
Документирование: Сбор всей необходимой информации позволит создать ECM-систему, которая будет соответствовать стандартам безопасности, нормативным требованиям компании и потребностям всех подразделений. Документирование поможет создать четкую картину и обеспечить качественную организацию данных в организации.
Исследование информации и потребностей управления.
- Внедрения систем управления корпоративным контентом включает в себя в несколько этапов:
- Комплексная проверка и анализ текущей ситуации проводится для того, чтобы понять, как создается и где хранится контент, и определить, кто имеет к нему доступ и как его используют.
- Классификация данных и определение, кому, где и когда они будут нужны, чтобы выбрать подходящую именно вашей компании платформу ECM.
- Принятие решение о том, что нужно для внедрения, возможно, будет необходимо отказаться от определенного оборудования или инфраструктуры.
- Создание команды для управления процессом внедрения и установления правил доступа и использования информации.
- Тестирование в реальной среде перед запуском и устранение неполадок.
Развитие ECM
Управление информацией выходит на новый уровень развития и применения. Компании начинают использовать систему не только для контроля над контентом, но и для создания единой корпоративной культуры, где каждый сотрудник становится участником непрерывного процесса взаимодействия с данными – участвует в создании, хранении и использовании информацией.
Оптимизация данных
ECM – это не только управление, но и организация, систематизация, поиск и применение контента.
Наличие цифровой платформы становится необходимым, гибким и функциональным инструментом.
Современные сервисы для совместной работы
Открытые сервисы постепенно вытесняют автономные системы. Они постоянно подстраиваются под актуальные нужды клиентов. Возможность совместной работы и синхронизации с командой делают ECM еще более эффективным инструментом.
Современные решения включают в себя разнообразные приложения и позволяют командам максимально использовать интерактивные продукты
Облачный сервис ECM
Объемы корпоративного контента постоянно растут, со временем это приведет к тому, что пользователям потребуется более удобный и мобильный доступ к нему. Уже сейчас все указывает на то, что основным способом повышения эффективности ECM станет облачное развертывание. При этом переезд на облачную платформу снимает затраты на внедрение инфраструктуру, сокращает расходы на персонал и снижает издержки на хранение контента. Особенно актуально это становится в условиях мобильности или работы из дома.
Автоматизация меняет бизнес
Сейчас вопрос автоматизации актуален как никогда.
Задумайтесь, сколько времени и усилий требуется для того, чтобы оцифровать, упорядочить и сохранить бумажные документы.
Довольно легко понять, почему интеллектуальная автоматизация так сильно влияет на то, как команды работают с информацией. Она снимает с сотрудников рутинные задачи, ускоряет обработку информации, позволяет передавать необходимую информацию четко по запросу. Качественный ввод и классификация данных становятся одними из важных навыков, заменяя трудоемкие и долгие процессы.
Какие функции доступны в современных ECM-решениях?
- Хранение
- Мобильность и доступность
- Автоматическая классификация и работа с разными форматами документов и файлов.
- Свободное перемещение между корпоративной платформой и ECM
Оптимизация бизнес-процессов.
Решения для управления бизнес-процессами (BPM) представляют собой своего рода базу, на основе которой можно разрабатывать, размещать, отслеживать и оптимизировать разнообразные приложения для автоматизации рабочих процессов.
В современной терминологии, термин “рабочий процесс” (workflow) чаще всего ассоциируется с работой над документами, которая выполняется под контролем человека. Системы управления рабочим процессом (workflow) позволяют автоматизировать процессы согласования документов и определять порядок их предоставления. В некоторых случаях, эти системы могут автоматически направлять принятые решения следующему исполнителю в корпоративной иерархии. Все это осуществляется в соответствии с заранее установленными правилами, разработанными владельцем системы.
Обработка входящих данных
Информация и документы в организации поступают из разных источников и могут быть структурированными и неструктурированными. Независимо от способа, которым информация попадает в организацию, она проходит через определенные этапы:
- На начальном этапе в систему поступает неструктурированная электронная информация, такая как корпоративная электронная почта, мгновенные сообщения, текстовые документы, презентации и другие аналогичные материалы.
- Затем происходит создание электронных форм, которые могут быть использованы для сбора и обработки информации.
- Также в организацию поступают бумажные документы и формы, которые требуют сканирования и внесения в систему.
Важно отметить, что каждый документ и информационная единица проходят через весь жизненный цикл, который управляется с помощью ECM-технологии.
Оцифровка Документов
Чаще всего, бумажные корпоративные документы оцифровываются с помощью обычных сканеров. Документы попадают в систему через конкретных сотрудников, если используется централизованный сканер. Если операции разделены, то небольшое количество документов сканируется с использованием менее загруженных сканеров которые расположены неподалеку от места создания документов.
Цифровые копии документов
Документы могут быть преобразованы в электронный формат с помощью специализированного программного обеспечения. Электронные копии корпоративных документов имеют такую же юридическую значимость, как и их бумажные оригиналы.
Обработка неструктурированных форм
Эффективная обработка различных типов документов. В компаниях большая часть документов касающихся ввода информации в финансовые, бухгалтерские системы имеет четкую структуру, где расположение информации строго определено. Однако, современные системы значительно усовершенствовали свои способности по обработке документов не соответствующим жестким шаблонам.
Распознавание входящих данных
Автоматическое преобразование информации с бумажных носителей в электронный формат убирает необходимость ручного ввода. Эти технологии включают в себя разные методы, такие как оптическое распознавание символов (OCR) и интеллектуальное распознавание символов (ICR).
Классификация
Создает определенную структуру для информации на основе требований конкретной организации. Распределение документов по категориям происходит автоматически, вне зависимости от формата, также доступна ручная классификация.
Индексирование входящих данных
На этапе сбора информации формируются данные для входящих документов, для того, чтобы обеспечить удобный доступ к ним в будущем. Процесс индексации может быть основан на ключевых словах или полном тексте для более точного и универсального поиска.
Организация документов
Средство организации документов включает в себя поиск, отслеживание движения, запись изменений и обеспечение безопасности.
Управление официальной документацией
Хранение корпоративных документов имеющих большую значимость для компании организовано по определенным регламентам, которые определяют сроки и устанавливают правила.
Оптимизация электронной почты
Организованный механизм хранения и удаления электронных сообщений в соответствии с установленными компанией правилами, аналогичными тем, которые применяются к другим видам документов.
Администрирование онлайн-материалов
Помогает создавать, проверять, одобрять и публиковать контент в интернете.
Оптимизация цифровых активов
Система управления цифровыми активами (DAM) предназначена для хранения, отслеживания и эффективного использования мультимедийных ресурсов. Как правило, цифровые активы такие как видеофайлы, логотипы, фотографии и другие подобные материалы, представляют собой ценную интеллектуальную собственность.
Репозитории
Места, где хранится информация в компьютерных системах. Они могут быть сложными и дорогостоящими или простыми, как папки на компьютере. Основная задача – дать доступ к той информации, которая была помещена в это хранилище.
Хранение информации
Существует несколько технологий для хранения – оптический диски, ленты, фильмы, RAID-массивы и даже бумага. Они позволяют хранить информацию не только в интернете, но и вне его.
Комбинирование данных
Объединение различных источников данных так, чтобы они выглядели и работали как единое хранилище.
Перемещение данных
Чтобы обеспечить сохранность и постоянный доступ к информации, необходимо регулярно переносить ее с устаревающих носителей на новые и актуальные.
Управление корпоративным документооборотом: резервирование и восстановление
Резервные копии распределенные по разным хранилищам защищают компанию от потери ценной информации в случае форс-мажорных обстоятельств и дают возможность быстро восстановить все процессы.
Поиск
ECM точно находит и предоставляет информацию, которую в нее загрузили.
Распространение
Процесс передачи данных с возможностью их последующего использования и преобразования для создания нового материала.
Адаптация контента
Преобразование данных происходит в соответствии с потребностями и культурными особенностями различных национальных рынков.
Индивидуальная настройка
Разные типы корпоративного контента и его отдельные элементы могут быть доставлены в соответствии с установленными параметрами и опираясь на уже имеющиеся предпочтения пользователей.
Распространение контента
Доставка конкретному пользователю может происходить в письменной форме, через электронную почту, на веб-сайтах, порталах, в SMS-сообщениях и через RSS-каналы.
Электронные коммуникационные средства
Веб-портал, интранет, экстранет, электронная почта и факс.
Безопасность
Управление правами доступа и открытыми ключами(PKI), цифровые подписи защищают не только саму информацию, но и ограничивают его незаконное распространение.
Возможность совместной работы.
Благодаря инструментам для совместной работы все участники могут работать над проектами и задачами одновременно, даже если они находятся в разных точках мира.
Архивирование на длительный срок.
Информацию, которая будет храниться долгое время, необходимо записать на бумаге или сохранить на микрофильме с указанием срока хранения.
Управление корпоративным контентом – это не просто инструмент, это стратегия для успешного будущего вашей компании. Внедрение ECM может принести множество выгод, начиная от повышения производительности и заканчивая обеспечением безопасности ваших данных.
Если вы еще не рассматривали внедрение ECM в своей компании, то сейчас самое время задуматься об этом. Не оставайтесь в прошлом, идите в ногу с современными технологиями и методами работы с корпоративными данными. Ваша компания готова к переменам, и ECM поможет вам добиться новых вершин в мире бизнеса.
Приступайте к разработке плана внедрения ECM вместе со специалистами компании Логстрим, и в ближайшем будущем вы почувствуете положительное воздействие этой стратегии на ваш бизнес.
