Оптимизация процесса закрытия месяца: как мы помогли крупной компании справиться с огромным объемом документации | Logstream - автоматизация процессов обработки документов

Logstream – автоматизация процессов обработки документов

Оптимизация процесса закрытия месяца: как мы помогли крупной компании справиться с огромным объемом документации

В конце каждого месяца для крупных компаний наступает время интенсивных финансовых операций и учетных процессов. Огромный поток входящих пакетов документов из ЭДО, включая УПД,  акты выполненных работ, справки и др., требует внимательной проверки, подтверждения действительности электронных подписей и сопоставления сумм. Эффективное управление такими объемами документации становится важным элементом успешного ведения бизнеса.

 

Наш клиент обратился к нам с предложением оптимизировать этот процесс. Речь идет о крупной компании, которая занимается производством металла и связанными с этим отраслями, такими как горнодобыча и металлообработка. Компания имеет значительные активы, включая сталелитейные заводы как внутри страны, так и за ее пределами, а также крупные предприятия по добыче сырья и активно внедряет новые технологии и инновации, чтобы повысить эффективность производства.

 

Наша задача заключалась в том, чтобы помочь им справиться с обработкой  огромного объема документации и проверкой электронных подписей, что позволило бы уменьшить временные затраты, повысить эффективность работы и снизить нагрузку на сотрудников.

Проблема

Основная проблема, это необходимость проверки каждого документа вручную, включая анализ и подтверждение квалифицированных и неквалифицированных электронных подписей. Этот процесс требует значительных ресурсов, поскольку количество подписей на каждом документе может быть огромным. Кроме того особенности работы с объемными PDF-документами, содержащими множество страниц и подписей, добавляют дополнительные трудности.

Решение

Для решения проблемы наша команда разработала продукт, с  использованием микросервисной архитектуры. Один из сервисов обрабатывает документы для последующей проверки, в то время как другой классифицирует их на основе содержания, используя нейросеть и методы машинного обучения. Даже если документы поступают в виде сложного PDF-файла, нейросеть определяет, какие документы входят в комплект, а также границы каждого документа. Это позволяет точно классифицировать данные, и выбрать соответствующий сценарий для дальнейшей проверки пакета, в том числе проверку по ЭЦП используя сервис проверки подписей CryptoPro.

 

Результаты нашей работы оказались весьма успешными. Система эффективно справляется с установленными SLA, обеспечивая проверку обычного пакета за 10 секунд и сложного за 30 секунд. Мы планируем увеличить количество проверок на следующем этапе разработки, что приведет к еще более эффективной работе системы.

 

На втором этапе проекта идет активная работа над интеграцией с учетной системой SAP для улучшения качества проверок, включая сопоставление информации с данными контрагентов и проверку действительности договоров. Интеграция с SAP осуществляется через интеграционную шину SAP PI. Этот этап разработки позволит еще сильнее улучшить качество работы системы и обеспечить клиенту более точные и надежные результаты проверок.

Уникальность

Компания “Логстрим” специализируется на распознавании и извлечении данных с помощью программного обеспечения, такого как Kofax, OpenText, Biom и т.д. Однако, когда появилась возможность реализовать аналогичный проект, мы поняли, что обладаем уникальной экспертизой в этой области. Это позволило нашим специалистам разработать собственное решение, основанное на использовании собственного кода и значительно отличающееся от предыдущих проектов.

 

Одной из ключевых особенностей разработанного нами решения является то, что мы создали сервис, который не имеет интерфейса. Это означает, что на вход поступают документы, а на выходе получается информация о них, нужные данные и их достоверность. Кроме того, система оценивает валидность электронных подписей, что является важным аспектом в процессе обработки документов.

 

Реализация первого этапа проекта уже принесла значительные изменения в работу заказчика:

 

  • Время закрытия сделок сократилось на 25%, что привело к повышению эффективности оперативных процессов.
  • Освобождение до 30% сотрудников от рутинных операций по проверке документов позволило перераспределить ресурсы на выполнение более стратегически значимых задач.
  • Уменьшение количества ошибок при проводке документов в два раза подтверждает успешную оптимизацию рабочих процессов и повышение качества работы.

Инновационные решения играют ключевую роль в современном бизнесе, и компания Логстрим — яркий пример того, как технологии могут вывести на новый уровень управление документацией и процессы проверки подписей. Сотрудничество с “Логстрим” открывает перед компаниями возможность значительно оптимизировать свои бизнес-процессы, уменьшить временные затраты и повысить эффективность работы отделов.

 

Уникальное решение, представленное компанией, является результатом глубокого понимания потребностей бизнеса и опыта в применении передовых технологий. Заказные проекты с участием Логстрим приносят реальные результаты в короткие сроки, помогая компаниям улучшить свои бизнес-процессы и повысить конкурентоспособность.

 

Перспективы подобных проектов для бизнеса в целом, огромны. Благодаря автоматизации и оптимизации процессов управления документацией и проверки подписей, компании могут сосредоточить свои ресурсы на стратегически важных задачах, таких как развитие новых продуктов и услуг.

 

Сотрудничество с “Логстрим” – это не только возможность для бизнеса расти, но и важное решение, открывающее новые возможности для развития. Индивидуальные проекты, адаптированные под уникальные потребности клиента, значительно улучшают его работу, повышают эффективность и конкурентоспособность на рынке.

 

Благодаря партнерству с “Логстрим”, компании получают возможность оптимизировать текущие процессы и открывать для себя новые стратегические возможности.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram и Вконтакте