Logstream – автоматизация процессов обработки документов

Минимум ошибок, максимум эффективности: наше решение для документооборота

Для крупных розничных компаний эффективная работа с документами — это не просто часть повседневной рутины, а ключевой элемент, который поддерживает стабильность всех бизнес-процессов.
Ежедневно приходится обрабатывать большие объемы документов, напрямую влияющие на работу логистики, финансов и правового отдела. Даже небольшие ошибки могут вызывать серьезные проблемы, включая налоговые нарушения и задержки в работе. В таких условиях внедрение автоматизированного решения для обработки документов — это не просто шаг к оптимизации, а необходимость для поддержания эффективности бизнеса и соблюдения всех нормативных требований.

Задача

Наш клиент, один из лидеров розничной торговли, обратился с запросом по автоматизации отдельных бизнес-процессов, связанных с операциями по импорту товара. Компания искала решение, которое бы ускорило процессы, и позволило минимизировать ошибки при обработке данных, предотвращая тем самым задержки в логистических цепочках.

Решение

Мы разработали решение, которое охватывало все этапы обработки документов: от сканирования и распознавания до верификации данных и интеграции с корпоративными системами.
Первым шагом стало внедрение технологии сканирования, которая позволила загружать документы напрямую с устройств и через электронную почту. Для улучшения качества изображений мы использовали утилиту VRS, которая автоматически оптимизировала сканы, обеспечивая высокую четкость для дальнейшей обработки. Система поддерживает различные форматы файлов, включая TIF, и PDF, что упростило работу с документами, связанными с импортом. Формат XML использовался для отдельного процесса сверки данных с эталонными документами, что позволило автоматизировать верификацию информации.
Затем система автоматически классифицирует документы на основе штрих-кодов, распознавая их форматы и определяя тип документа согласно заданным правилам. Штрих-код также используется для автоматического формирования комплектов документов, что значительно ускоряет их обработку. В рамках этого проекта применялись листы-разделители со специальными ШК, которые помогали упорядочить поток данных для дальнейшей обработки.
Кроме того, система распознаёт ключевые данные, включая шапочные поля, независимо от их расположения на документе. Для этого проекта был разработан собственный модуль для распознавания сложных таблиц, поскольку стандартные решения, не удовлетворяли требованиям по качеству извлечения данных. Также реализована возможность обработки документов, содержащих одновременно русский и английский языки, что позволяет эффективно работать с многоязычными материалами.
Для контроля и верификации данных мы внедрили механизм сверки с базой данных компании. Это дало возможность автоматизировать проверку на наличие ошибок и несоответствий, гарантируя высокую точность обработки информации. Если данные распознаются неправильно, операторы могут легко корректировать их через интуитивно понятный интерфейс.
Кроме того, мы интегрировали систему с существующими корпоративными архивами и информационными системами клиента, а именно Saperion, ShipDocs (собственная разработка СМ на базе 1С), что обеспечило бесшовную передачу и хранение данных.

Результат

После внедрения системы клиент получил:

  • Рост производительности: Обработка документов стала быстрее и эффективнее, что позволило сократить трудозатраты и оптимизировать ресурсы. Операторы теперь могут сосредоточиться на валидации данных и финальной проверке, что уменьшило количество ошибок и повысило качество обработки.
  • Снижение налоговых рисков: Автоматическая верификация данных и минимизация человеческого фактора значительно сократили ошибки, связанные с некорректным вводом данных.
  • Ускорение процессов: Время обработки документов сократилось, что ускорило подготовку для таможенного оформления и других важных операций.

Этот проект наглядно показал, как современные решения в области обработки данных могут повысить эффективность работы, и значительно сократить операционные риски для крупных компаний. Благодаря нашему решению клиент не только справился с увеличивающимися объемами документов, но и наладил более точную и стабильную работу ключевых процессов.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram и Вконтакте