Когда в группе компаний объединено более тысячи организаций и дочерних подразделений, а каждое работает с разрозненными информационными системами, управление документами превращается в сложный квест. Наш клиент, крупная международная компания, столкнулся с проблемой: документы хранились в разных системах, а отсутствие единого архива замедляло работу и увеличивало риски ошибок.
Задача
Компания обратилась к нам с запросом на создание единой информационной системы, которая бы включала в себя все процессы работы с документами, в том числе коллегиальные органы. Задача была не из простых: нужно было объединить разрозненные системы, автоматизировать создание, согласование, контроль и архивное хранение документов, и все это — с соблюдением строгих юридических требований.
Решение
Первым шагом стал детальный бизнес-анализ. Мы изучили, как работали различные подразделения компании и выявили основные болевые точки. Это позволило создать решение, которое объединило все процессы в единую систему, адаптированную под специфику бизнеса.
Мы внедрили электронный архив, который собрал все документы все документы подразделений и дочерних обществ. Теперь все протоколы заседаний, служебные записки и другие важные документы доступны в одном месте. Это не только упростило доступ к данным, но и сократило время поиска информации.
Автоматизация документооборота стала важной частью решения. Система позволила не только автоматизировать ввод и хранение документов, но и управлять поручениями и сроками исполнения решений, принятых на заседаниях. Использование электронной подписи обеспечило юридическую значимость всех документов, что соответствует требованиям законодательства.
Мы также внедрили механизм проверки подлинности и целостности документов, что значительно повысило безопасность данных. Дополнительно реализована возможность удаленного доступа, что сделало работу сотрудников более гибкой.
Результат
После внедрения решения компания добилась следующих результатов:
Централизованное хранение документов: Все документы теперь хранятся в едином архиве, что упростило доступ и повысило эффективность работы.
Снижение операционных рисков: Автоматизация процессов и контроль поручений позволили сократить количество ошибок и улучшить соблюдение сроков.
Юридическая поддержка: Система поддерживает электронную подпись и гарантирует соответствие всем нормативным требованиям по хранению и защите данных.
Повышение эффективности: Автоматизация документооборота и единый архив значительно повысили эффективность управления документами.
Заключение
Автоматизация работы с документами и создание единого архива помогли нашему клиенту улучшить процессы управления и минимизировать риски. Благодаря проведенному бизнес-анализу и внедрению продуманного решения, компания не только стандартизировала работу коллегиальных органов, но и повысила эффективность своей деятельности, соблюдая все юридические нормы.
