Компании, занимающиеся сертификацией и контролем, обеспечивают соблюдение стандартов и безопасность на всех этапах эксплуатации техники и оборудования. Их задачи включают аудит, устранение несоответствий и управление документацией, что особенно важно для транспортной отрасли.
Однако эффективность этих процессов напрямую зависит от инструментов, которые использует компания. Если система управления документацией устаревает, это неизбежно отражается на скорости и качестве работы. Именно с такой ситуацией столкнулся наш клиент — крупная компания, занимающаяся сертификацией, аудитом и управлением нормативной документацией в транспортной отрасли. Ее деятельность охватывает десятки подразделений в разных регионах, включая международные представительства, что требует высокой точности и прозрачности процессов.
Действующее решение перестало справляться с увеличением объемов данных, замедляя работу и повышая риски ошибок. Кроме того, отсутствие интеграции с корпоративными платформами затрудняло обмен данными и контроль за процессами сертификации.
Задача
Перед нашей командой стояла задача внедрить современную систему для управления документацией, способную централизовать процессы, упростить доступ сотрудников к информации и устранить узкие места в работе.
Основным требованием было создание решения, которое обеспечит:
- Высокую производительность, удобство использования и минимизацию времени на выполнение рутинных операций.
- Автоматический контроль сроков сертификаций и прозрачное согласование нормативной документации.
- Интеграцию с существующими корпоративными системами для синхронизации данных и автоматизации процессов.
Решение
Для начала мы провели детальный анализ, чтобы определить, какие узкие места требуют первоочередного решения. На основе полученных данных была разработана архитектура системы с использованием платформы OpenText. Этот выбор позволил автоматизировать работу с документами, устранить избыточные этапы процессов и наладить взаимодействие между различными подразделениями.
Одним из ключевых элементов стало создание функционала для автоматического контроля сроков сертификаций. Система генерирует чек – листы, которые помогают сотрудникам не пропустить важные этапы проверок, и отправляет уведомления о необходимости действий. Такой подход минимизировал вероятность ошибок и задержек.
Для работы с нормативной документацией была настроена удобная система согласования и массового ознакомления сотрудников с обновлениями. Это упростило управление и сделало процесс более прозрачным.
После завершения разработки мы провели тестирование новой системы, чтобы убедиться в ее стабильности. Затем платформа была поэтапно развернута в инфраструктуре клиента. Такой подход позволил избежать потерь данных и нарушений в работе компании.
Наше решение, разработанное на базе OpenText, не только заменило устаревшую систему, но и обеспечило централизованный доступ к документам, что особенно важно для крупных компаний с распределенной структурой.
Это позволило компании достичь следующих улучшений:
- Централизация процессов: Управление документами было объединено в единой системе, что упростило доступ к информации и ускорило согласование данных между подразделениями.
- Автоматизация задач: чек – листы и автоматические уведомления стали важным инструментом для исключения ошибок и повышения точности выполнения операций.
- Ускорение работы сотрудников: Новая система обеспечила быструю и стабильную работу, сократив время на рутинные задачи и улучшив взаимодействие пользователей с платформой.
- Снижение рисков: Автоматический контроль сроков сертификаций и оптимизация работы с нормативной документацией минимизировали вероятность задержек и несоответствий.
Этот проект продемонстрировал, как современное IT-решение может не только устранить текущие проблемы, но и задать новые стандарты эффективности и прозрачности процессов. Внедрение OpenText стало важным шагом для клиента, который позволил модернизировать управление документацией, повысить производительность и подготовить компанию к будущему росту. Команда Логстрим гордится своим вкладом в эту трансформацию и продолжает помогать клиентам достигать их целей.
