Решения для перехода на КЭДО. Внедрение КЭДО | Logstream - автоматизация процессов обработки документов

Logstream – автоматизация процессов обработки документов

Внедрение КЭДО

Переход на КЭДО: цифровое кадровое делопроизводство от найма до увольнения

Заполнять и подписывать трудовые договоры, справки, расчетные листки вручную больше не надо. Формировать, редактировать и получать документы можно без посещения кадровой службы, используя электронную подпись. В соответствии с Федеральным законом № 377 от 22 ноября 2021 г. работодатель и сотрудник могут взаимодействовать между собой с помощью электронного документооборота без дублирования документации в бумажном виде. Переход на КЭДО добровольный, но крупные компании и государственные структуры активно трансформируются в электронный формат.

Что такое КЭДО

Для цифровизации функций и механизмов HR применяется электронный документооборот –– КЭДО. Система позволяет создавать, подписывать и хранить кадровые документы в электронном виде без создания их физических копий. В бумажном виде остаются трудовые книжки, инструктажи по охране труда, приказы об увольнении, акты о несчастном случае на производстве и сведения о трудовой деятельности работников.

Автоматизированные решения Логстрим для ведения кадрового электронного документооборота объединяют функционал отдела кадров с информационными ресурсами компании в эффективный инструмент для ведения бизнеса.

Проблемы бумажного делопроизводства

Трудовые отношения регулируются законодательством и фиксируются кадровыми документами — их более 80 типов. У каждого документа есть свой срок хранения, иногда он достигает 75 календарных лет. Личные дела и файлы фиксируются описями и передаются в архив. Чем больше масштаб компании, тем внушительнее физический объем такого хранилища. За несоответствующее хранение и потерю документов закон предусматривает штрафные санкции.

Минусы бумажного кадрового документооборота:

  • Затраты на ведение и поддержание физического архива
  • Канцелярские расходы — бумага, оргтехника
  • Высокий процент утраты или порчи документации
  • Медленные HR-процессы
  • Ошибки ручного ввода
  • Штрафы и судебные разбирательства
  • Медленное обновление нормативной базы
  • Низкая скорость обработки информации

Плюсы внедрения электронного кадрового документооборота

Прозрачная логистика документооборота и история изменений

Сокращение затрат на трудовые и материальные ресурсы

Увеличение скорости кадровых операций

Минимизация затрат на хранение

Удаленное управление кадровыми операциями и файлами

Плюсы использования решений Логстрим для КЭДО

КЭДО одновременно работает с электронными и аналоговыми файлами, что существенно облегчает переход на безбумажный документооборот. В зависимости от кадровых норм компании сотрудники могут подписывать документы разными видами электронных подписей.

Плюсы внедрения КЭДО

Быстрый ввод и
проверка документов

Автоматическое обновление нормативной базы

Не требуется покупка аппаратного обеспечения

Снижение времени принятия решений

Стандартизация и прозрачность бизнес-процессов

Отказ от многократного тиражирования документов

Высокая скорость доставки и приема документов

Экономия рабочего времени на поиск и составление файлов

Решения КЭДО, разработанные специалистами Логстрим, используют сервисы 1С выгодно отличаются от аналогичных предложений. Они объединяют и задействуют все информационные системы и ПО компаний.

Эффекты внедрения решений Логстрим

Вероятность возникновения ошибок ввода и верификации данных — 0%

Увеличение скорости ввода данных и документов в 3 раза

Повышение скорости обработки документов на всех этапах в 4 раза

Снижение трудозатрат на обработку данных в 2 раза

Поддержка 200 языков

Режим работы 24/7

КЭДО выполняет основные функции HR и обрабатывает все виды структурированных и неструктурированных видов документов:

  • Кадровая документация
  • Нормативные документы
  • Приказы и распоряжения
  • Описи
  • Первичная бухгалтерия — счета, акты, счета-фактуры
  • Бланки строгой отчетности
  • Клиентская документация
  • Партнерская документация
  • Договоры

Функционал КЭДО

Переход на КЭДО повышает прозрачность работы компании и ускоряет кадровые процессы. Система помогает контролировать кадры и повышает общую производительность организаций.

  • Централизованное цифровое хранение документов в соответствии с действующим законодательством и ГОСТ
  • Унифицированная система оформления и ведения документации
  • Работа со всеми поставщиками ЭП
  • Возможность создания электронной подписи внутри системы
  • Интеграция со всеми видами программного обеспечения
  • Потоковое сканирование и распознавание документов
  • Личный кабинет работника
  • Настраиваемый интерфейс
  • Удаленная работа с кадровым контентом
  • Система распознавания документов
  • Защищенные коммуникации: рабочие чаты, чат-боты, смс-запросы, виртуальные приемные
  • Управление полным жизненным циклом документа
  • Автоматизированное распознавание и обработка информации
  • Редактирование элементов целиком или фрагментами
  • Улучшение качества сканированных изображений
  • Контроль выполнения сотрудниками KPI в режиме реального времени
  • Использование территориально-распределенного пула ресурсов
  • Поэтапное подключение модулей и подразделений

Интеграционные решения Логстрим для перехода на электронный кадровый документооборот гибко адаптируются в существующие информационные системы компании. С нами переключение на КЭДО происходит плавно и не требует дополнительного обучения сотрудников: интерфейс и виджеты интуитивно понятны пользователям.