Задача
Решение
Маршрутизация документов: Мы автоматизировали процесс согласования договоров. Теперь система сама подстраивает маршрут обработки документа в зависимости от его типа и срока действия. Это позволило ускорить согласование и уменьшить количество ошибок, связанных с ручной работой.
Проверка контрагентов: Чтобы автоматизировать процесс проверки контрагентов, мы интегрировали систему с сервисом Контур.Фокус. Система автоматически загружает данные из ЕГРЮЛ и проверяет контрагентов по индикаторам риска — красному, желтому и зеленому, что сокращает время на проверку.
Машиночитаемые доверенности: Мы внедрили механизм, который автоматизировал создание, обновление и отзыв доверенностей. Это дало возможность упростить контроль полномочий сотрудников и повысить безопасность работы с документами.
Конвертация файлов: Для удобства сотрудников и повышения безопасности мы добавили автоматическую конвертацию документов в формат PDF. Это значительно упростило дальнейшую работу с файлами и их хранение.
Улучшение отчетности: Мы добавили новые параметры для поиска и фильтрации документов в системе отчетности. Теперь сотрудники быстрее находят нужные файлы, что сократило время на рутинные операции и повысило общую эффективность работы.
Результат
После внедрения предложенных решений компания получила следующие результаты:
- Повышение прозрачности процессов: Благодаря централизованной системе документооборота и автоматической проверке контрагентов, стало проще отслеживать выполнение задач и своевременность согласований, что увеличило прозрачность и контроль на всех этапах.
- Улучшение безопасности данных: Интеграция с машиночитаемыми доверенностями и проверка подлинности документов через автоматизированные системы повысили безопасность информации, снизив риски утечек или ошибок.
- Снижение нагрузки на сотрудников: Благодаря автоматизации рутинных процессов, сотрудники теперь могут сосредоточиться на стратегически важных задачах, а не тратить время на выполнение повторяющихся операций.
- Ускорение принятия решений: Быстрая проверка контрагентов и автоматическое согласование документов сократили время на принятие решений, что позволило компании более оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде.
Этот проект наглядно показал, как автоматизация может существенно улучшить работу с документами в крупных компаниях. Внедрение новых решений не только упростило процессы и снизило нагрузку на сотрудников, но и позволило компании быстрее принимать важные решения, минимизировать риски и эффективнее управлять данными. Эти доработки сделали систему гибче и помогли компании быть готовой к будущим задачам и изменениям.
