Logstream – автоматизация процессов обработки документов

Меньше ошибок, больше прозрачности: как улучшили документооборот

Ведение документооборота для крупных транспортных компаний — это не только рутинная часть повседневной работы, но и важный элемент контроля и управления. Когда все процессы требуют четкой координации, от скорости и точности обработки документов зависит качество всей логистической цепочки. Наш клиент, одна из ведущих компаний в транспортной отрасли, столкнулся с необходимостью модернизации своей системы электронного документооборота. Требовалось доработать существующую систему для повышения ее гибкости и автоматизации ключевых процессов.

Задача

Перед нами стояла задача усовершенствовать текущую систему документооборота, обеспечив ее интеграцию с внутренними инструментами и улучшив ряд процессов. Необходимо было автоматизировать проверку контрагентов, оптимизировать работу с договорными документами и упростить внутреннюю отчетность. Особое внимание уделялось обработке документов, таких как доверенности и договоры, которые требовали гибкой системы управления сроками и процессами согласования.

Решение

Мы начали с тщательного анализа системы и выявления ее слабых мест. Для того чтобы сделать работу с документами быстрее и проще, минимизировать риски и оптимизировать процессы мы предложили несколько ключевых доработок:

Маршрутизация документов: Мы автоматизировали процесс согласования договоров. Теперь система сама подстраивает маршрут обработки документа в зависимости от его типа и срока действия. Это позволило ускорить согласование и уменьшить количество ошибок, связанных с ручной работой.

Проверка контрагентов: Чтобы автоматизировать процесс проверки контрагентов, мы интегрировали систему с сервисом Контур.Фокус. Система автоматически загружает данные из ЕГРЮЛ и проверяет контрагентов по индикаторам риска — красному, желтому и зеленому, что сокращает время на проверку.

Машиночитаемые доверенности: Мы внедрили механизм, который автоматизировал создание, обновление и отзыв доверенностей. Это дало возможность упростить контроль полномочий сотрудников и повысить безопасность работы с документами.

Конвертация файлов: Для удобства сотрудников и повышения безопасности мы добавили автоматическую конвертацию документов в формат PDF. Это значительно упростило дальнейшую работу с файлами и их хранение.

Улучшение отчетности: Мы добавили новые параметры для поиска и фильтрации документов в системе отчетности. Теперь сотрудники быстрее находят нужные файлы, что сократило время на рутинные операции и повысило общую эффективность работы.

Результат

После внедрения предложенных решений компания получила следующие результаты:

 

  • Повышение прозрачности процессов: Благодаря централизованной системе документооборота и автоматической проверке контрагентов, стало проще отслеживать выполнение задач и своевременность согласований, что увеличило прозрачность и контроль на всех этапах.

     

  • Улучшение безопасности данных: Интеграция с машиночитаемыми доверенностями и проверка подлинности документов через автоматизированные системы повысили безопасность информации, снизив риски утечек или ошибок.

     

  • Снижение нагрузки на сотрудников: Благодаря автоматизации рутинных процессов, сотрудники теперь могут сосредоточиться на стратегически важных задачах, а не тратить время на выполнение повторяющихся операций.

  • Ускорение принятия решений: Быстрая проверка контрагентов и автоматическое согласование документов сократили время на принятие решений, что позволило компании более оперативно реагировать на изменения в бизнес-среде.

Этот проект наглядно показал, как автоматизация может существенно улучшить работу с документами в крупных компаниях. Внедрение новых решений не только упростило процессы и снизило нагрузку на сотрудников, но и позволило компании быстрее принимать важные решения, минимизировать риски и эффективнее управлять данными. Эти доработки сделали систему гибче и помогли компании быть готовой к будущим задачам и изменениям.

Подписывайтесь на наши каналы в Telegram и Вконтакте