В конце каждого месяца для крупных компаний наступает время интенсивных финансовых операций и учетных процессов. Огромный поток входящих пакетов документов из ЭДО, включая УПД, акты выполненных работ, справки и др., требует внимательной проверки, подтверждения действительности электронных подписей и сопоставления сумм. Эффективное управление такими объемами документации становится важным элементом успешного ведения бизнеса.
Наш клиент обратился к нам с предложением оптимизировать этот процесс. Речь идет о крупной компании, которая занимается производством металла и связанными с этим отраслями, такими как горнодобыча и металлообработка. Компания имеет значительные активы, включая сталелитейные заводы как внутри страны, так и за ее пределами, а также крупные предприятия по добыче сырья и активно внедряет новые технологии и инновации, чтобы повысить эффективность производства.
Наша задача заключалась в том, чтобы помочь им справиться с обработкой огромного объема документации и проверкой электронных подписей, что позволило бы уменьшить временные затраты, повысить эффективность работы и снизить нагрузку на сотрудников.
Проблема
Основная проблема, это необходимость проверки каждого документа вручную, включая анализ и подтверждение квалифицированных и неквалифицированных электронных подписей. Этот процесс требует значительных ресурсов, поскольку количество подписей на каждом документе может быть огромным. Кроме того особенности работы с объемными PDF-документами, содержащими множество страниц и подписей, добавляют дополнительные трудности.
Решение
Для решения проблемы мы предложили платформу BIOM Data Transformation, построенную на основе микросервисной архитектуры. Один из сервисов системы обрабатывает документы, подготавливая их к проверке, в то время как другой выполняет классификацию, используя нейросети и машинное обучение. BIOM DT успешно справляется даже с обработкой сложных PDF-документов, определяя их состав, а также границы каждого файла. Это позволяет точно классифицировать данные и выбрать оптимальный сценарий проверки, включая проверку ЭЦП через сервис CryptoPro.
В рамках предложенного решения также предусмотрена интеграция с учетной системой SAP, которая реализуется через шину SAP PI. Это позволит сопоставлять данные с информацией о контрагентах и проверять действительность договоров. Кроме того, мы предложили дополнить систему более чем 500 новыми проверками, включая:
- Сравнение данных в актах выполненных работ и справках учета рабочего времени.
- Проверку номеров счетов-фактур во всех документах пакета.
- Проверку валидности договоров.
Уникальность
Компания Логстрим обладает значительным опытом в разработке и внедрении решений для автоматизации обработки данных. Предложенное на базе BIOM Data Transformation решение отличается продуманной архитектурой и высокой степенью адаптации под конкретные задачи клиента.
Одной из ключевых особенностей проекта является отсутствие пользовательского интерфейса. Это позволяет системе принимать документы на входе и предоставлять структурированные данные на выходе, включая результаты проверки подписей. Такой делает BIOM DT универсальным инструментом для оптимизации процессов в компаниях, работающих с большими объемами документации.
Реализация проекта принесла значительные изменения в работу заказчика:
- Время закрытия сделок сократилось на 25%, что привело к повышению эффективности оперативных процессов.
- Освобождение до 30% сотрудников от рутинных операций по проверке документов позволило перераспределить ресурсы на выполнение более стратегически значимых задач.
- Уменьшение количества ошибок при проводке документов в два раза подтверждает успешную оптимизацию рабочих процессов и повышение качества работы.
Решение на базе BIOM DT, представленное компанией, является результатом глубокого понимания потребностей бизнеса и опыта в применении передовых технологий. Заказные проекты с участием Логстрим приносят реальные результаты в короткие сроки, помогая компаниям улучшить свои бизнес-процессы и повысить конкурентоспособность.
Перспективы подобных проектов для бизнеса в целом, огромны. Благодаря автоматизации и оптимизации процессов управления документацией и проверки подписей, компании могут сосредоточить свои ресурсы на стратегически важных задачах, таких как развитие новых продуктов и услуг.
Сотрудничество с Логстрим – это не только возможность для бизнеса расти, но и важное решение, открывающее новые возможности для развития. Индивидуальные проекты, адаптированные под уникальные потребности клиента, значительно улучшают его работу, повышают эффективность и конкурентоспособность на рынке.
Благодаря партнерству с Логстрим, компании получают возможность оптимизировать текущие процессы и открывать для себя новые стратегические возможности.
