Оперативный и долгосрочный архив
Любой исходящий или входящий документ, фиксирующий в себе важные факты хозяйственной деятельности организации (правового, экономического, бухгалтерского или иного характера) нуждается в дальнейшем бережном хранении.
В эпоху, где любое действие или слово приобретают юридическую силу и могут быть использованы в качестве защиты только с момента их фиксации на цифровом или материальном носителе с проставленной подписью и печатью правильно выстроенная система документо-хранения является важным условием эффективной и безопасной деятельности организации.
В зависимости от времени жизненного цикла документа архивы могут подразделяться на краткосрочные и долгосрочные.
Краткосрочные архивы предназначены для хранения документов от 3-х до 5 лет. По истечению этих сроков такого рода документы теряют свою актуальность. Долгосрочный же архив подразумевает хранение бессрочных данных, необходимость в которых может возникнуть в любой момент. К ним, например, могут относится договоры и результаты трудовой деятельности сотрудников.
Использование традиционных пыльных архивов перестает отвечать новым задачам современности, которые требуют оперативного реагирования, четкой систематизации и зачастую связаны с дистанционной организацией трудовых процессов и цифровыми коммуникациями. Обычное же хранение файлов в локальной памяти компьютера при условии все более увеличивающихся документальных потоков становится неэффективным и не может гарантировать их постоянную сохранность.
Как же правильно организовать свою безопасную, выстроенную под индивидуальные характеристики процессов систему хранения необходимой документации?
С этой задачей помогут справиться современные цифровые решения – оперативный и долгосрочный архивы, разработанные командой Логстрим.
01
Дополнительно к функциям хранения настоящие системы архивирования включают в себя:
01
Системы сканирования
02
Системы распознавания данных (OCR)
03
Системы индексирования и распознавания штрих-кодов
Использование таких архивных систем оптимизирует рабочие процессы, благодаря рассортировке разно профильных потоков документов (электронных и бумажных писем, счетов, договоров и т.д.) по индивидуально выстроенным критериям с дальнейшем хранением в надёжном цифровом архиве данных без страха потерь и утомительных поисков при необходимости.
Встроенные системы резервного копирования сохраняют дубликаты баз данных на серверах с различной географической локацией, тем самым предоставляя документам «несколько запасных жизней», что делает их бесследное уничтожение практически невозможным даже при наступлении форс-мажорных обстоятельств. Электронные версии документов безопасно хранятся на защищенных серверах благодаря тому, что предлагаемые нами архивные решения поддерживают всех ведущих вендоров систем хранения данных.
К числу преимуществ также относится возможность осуществлять сканирование и распознавание документов не только самостоятельно, но и с помощью делегирования данных функций внешнему исполнителю. При сканировании и последующем распознавании документ может быть встроен в имеющийся поток ERP-системы и быть доступным из её интерфейса.
Вместе с этим, документ может быть прикреплен вручную к определенной транзакции, что увеличивает скорость процессинга. Это касается не только отсканированного бумажного документа, но и электронного, а также электронных писем.
02
Основные преимущества, которые дает архивная система своим пользователям:
Освобождает от необходимости хранения документов в бумажном формате, очищая трудовое пространство и экономя ресурсы, как компании, так и окружающей среды.
Выводит деятельность организации на новый уровень эффективности, позволяя осуществлять оперативный поиск необходимой информации и обеспечивая доступ к ней, будучи в любой точке земного шара.
Помогает выстроить локальные правила сортировки и хранения, адаптируясь под индивидуальные особенности организации.
Имеет функцию выгрузки документов из системы «пачкой» (т.е. счет, счет-фактура, товарная накладная по отдельно взятому договору).
Позволяет быстро и безопасно для нервной системы подготовить ответы на запросы контрольно-надзорных органов (например, налоговой или трудовой инспекции) или ответы на запросы контрагентов с выгрузкой уже структурированных документов за определённый период.
Может содержать информацию о локации нахождения дубликата документа в материальном (внешнем) мире при нахождении бумажной версии, например в хранилище или в офисе, расположенном в ином городе. Информация о месте хранения может быть установлена с разной степенью детализации – город, склад, помещение, поддон, номер коробки, номер папки и т.д.).
Архивное хранение позволяет уменьшить размер данных, что в свою очередь снижает объем постоянно увеличивающейся базы данных ERP-системы на 20-40%, уменьшает административный ресурс на её обслуживание, а также стоимость владения ею.
- Освобождает от необходимости хранения документов в бумажном формате, очищая трудовое пространство и экономя ресурсы, как компании, так и окружающей среды
- Выводит деятельность организации на новый уровень эффективности, позволяя осуществлять оперативный поиск необходимой информации и обеспечивая доступ к ней, будучи в любой точке земного шара
- Помогает выстроить локальные правила сортировки и хранения, адаптируясь под индивидуальные особенности организации
- Предоставляет возможность использования фильтров и поиска по тэгам.
- Имеет функцию выгрузки документов из системы «пачкой» (т.е. счет, счет-фактура, товарная накладная по отдельно взятому договору).
- Позволяет быстро и безопасно для нервной системы подготовить ответы на запросы контрольно-надзорных органов (например, налоговой или трудовой инспекции) или ответы на запросы контрагентов с выгрузкой уже структурированных документов за определённый период.
- Может содержать информацию о локации нахождения дубликата документа в материальном (внешнем) мире при нахождении бумажной версии, например в хранилище или в офисе, расположенном в ином городе. Информация о месте хранения может быть установлена с разной степенью детализации – город, склад, помещение, поддон, номер коробки, номер папки и т.д.).
- Архивное хранение позволяет уменьшить размер данных, что в свою очередь снижает объем постоянно увеличивающейся базы данных ERP-системы на 20-40%, уменьшает административный ресурс на её обслуживание, а также стоимость владения ею.
Хотите испытать преимущества этого цифрового продукта лично? Оставьте свою заявку на внедрение, и мы свяжемся с Вами в течение 24 часов, ответив на все интересующие вопросы.
