Поток документов в компаниях растет быстрее, чем успевают справляться сотрудники. Каждый месяц — одни и те же задачи: сверка актов, проверка подписей, разбор многостраничных PDF. Счета, заявки, УПД идут вразнобой, а в пиковые дни отделы буквально захлебываются в рутине.
В таких условиях автоматизация уже не «опция на будущее», а рабочий инструмент. Те, кто начал с одного участка — например, с верификации входящих документов или проверки ЭЦП, — уже получают эффект: быстрее закрывают периоды, меньше ошибаются, перераспределяют нагрузку. О том, с чего начать и как это работает на практике, мы поговорили с исполнительным директором ООО «Логстрим», Трусовым Дмитрием.
Проблематика
— С какими задачами сейчас чаще всего приходят компании?
В первую очередь — с перегрузкой. Каждый месяц сотрудники бухгалтерии и операционных отделов вручную проверяют огромное количество комплектов документов. Каждый нужно открыть, провести все необходимые сверки: с внутренними справочниками, учетной системой, регламентами, убедиться в наличии и корректности подписей. Особенно сложно, когда один файл содержит сразу несколько документов с десятками подписей. Процесс отнимает массу времени и часто требует привлечения дополнительного персонала.
— Какие типовые «болевые точки» вы видите?
Многостраничные документы, разнородные форматы, вложенные неструктурированные файлы. Плюс — необходимость обрабатывать различные типы документов, сверять данные между документами в комплектах (кросс-проверки), а также сопоставлять с внутренними системами. Все это замедляет обработку и увеличивает вероятность ошибок. Это и есть те самые процессы, которые эффективнее отдать машине.
Быстрый старт
— Что можно автоматизировать в первую очередь?
Процессы, в которых есть четкая структура и понятные этапы. Даже если в одном пакете разные типы файлов, система может их обработать: извлечь данные, провести первичную проверку, сформировать протокол. Это позволяет быстро внедрить автоматизацию и сразу получить результат.
— Через сколько времени можно увидеть результат?
Первые изменения видны уже на пилотном этапе. Мы подключаем обработку документов, настраиваем сценарий сверки и отслеживаем, как система справляется с типовыми случаями. Часто на это уходит не больше пары недель. Главное — выбрать понятный процесс для запуска, не пытаться охватить все сразу.
— Насколько внедрение зависит от готовности внутренних систем?
Зависимость минимальна. Для старта достаточно загрузки документов и настройки логики их обработки. Интеграции возможны, но для быстрого запуска они не обязательны.
Как работает
— Что стоит за «интеллектуальной обработкой»?
Это совокупность технологий, которые позволяют Системе понимать состав комплекта документов, выделять его структуру и запускать нужные сценарии. Один модуль отвечает за техническую обработку, другой — за классификацию по содержанию. Мы используем нейросети и алгоритмы машинного обучения, которые выполняют распознавание документа, определяют его тип и выделяют необходимые атрибуты для дальнейшей проверки, включая проверку подписей.
— Сколько времени уходит на обучение системы под формат конкретной компании?
Если документ имеет утвержденную форму, настройка занимает минимум времени. В большинстве случаев достаточно адаптировать шаблоны и определить правила обработки. Обучение в классическом смысле, как длительный этап, не требуется. Система начинает давать результат после настройки логики и начальной калибровки.
— Насколько система устойчива к нестандартным документам?
Мы работаем с ситуациями, где структура может меняться: в одном пакете могут быть документы разных типов – Tiff, PDF, Excel, Sig (Эл подпись). Система распознает состав комплекта и выбирает соответствующий сценарий обработки. Эффект достигается за счет комбинации нейросетей и набора проверок, которые можно адаптировать под конкретные требования.
— Что влияет на конечный результат автоматической обработки?
Качество исходных документов, полнота логики обработки и корректная настройка правил. Там, где подключается сверка с ERP, можно включить дополнительный контроль — это повышает надежность. Также на точность влияет степень структурированности данных: если информация поступает в предсказуемом формате, результат будет стабильным уже на старте.
Практика
— Какие задачи решались в ваших последних проектах?
Главный запрос — автоматизировать обработку большого потока документов и снизить нагрузку на сотрудников. В одном случае нужно было ускорить верификацию пакетов, включающих акты, справки, счета и УПД. В другом — обеспечить круглосуточную обработку заявок, поступающих через электронную систему. Документы приходили в разных форматах: многостраничные PDF, XML с вложениями, сканы. Структура и количество подписей варьировались, часть данных требовала сверки с внутренними системами. При этом система обрабатывала документы без участия оператора и в ночное время, реализовав более 500 проверок по внутренним регламентам.
— Какие результаты показала система — скорость, точность, снижение нагрузки?
Скорость обработки выросла кратно: стандартный пакет документов 10 секунд, более сложный — до 30. Уменьшилось число ошибок при проводке, часть специалистов освободилась от рутинных задач. Система показала стабильную работу в режиме 24/7, и значительно снизила нагрузку на операционные подразделения.
— Были ли неожиданные сложности — и как вы их решили?
Основная сложность — отсутствие единого стандарта. В одном комплекте могли быть вложения, таблицы, подписи — все вразнобой. Чтобы обеспечить стабильность, с самого начала была выстроена четкая логика обработки: определены приоритеты, формализованы правила.
Процесс запуска
— Что требуется от клиента на старте?
Достаточно предоставить примеры типовых документов и описать, как они обрабатываются сейчас.
— Нужно ли менять ИТ-среду или дорабатывать системы?
Как правило, для интеграции систем в ИТ-среду изменений не требуется. Обычно интеграция осуществляется через стандартные интерфейсы, но нужно учитывать, что не все ERP-системы поддерживают стандартные API, и в некоторых случаях потребуется настройка взаимодействия. Если речь идет о новой системе, то могут понадобиться изменения в инфраструктуре, например, закупка нового оборудования.
— Какие ресурсы требуются со стороны заказчика?
Обычно достаточно одного специалиста, который поможет прояснить правила и возможные исключения. Вся техническая реализация, настройка и поддержка выполняются нашей командой.
Мифы и барьеры
— Какие возражения вы слышите чаще всего?
Чаще всего говорят: «У нас все слишком специфично, система не справится». Следом идут опасения по поводу интеграции — что придется менять архитектуру, долго настраивать, привлекать ИТ. И наконец, вопрос бюджета. Автоматизация все еще воспринимается как долгий и дорогой проект с неопределенным результатом.
— Что из этого требует подготовки, а что — не более чем миф?
На практике, системы уже умеют работать с документами в разных форматах, с разной структурой и логикой. Даже если в одном пакете Tiff, PDF, Excel, Sig (Эл подпись) и несколько подписей, это не проблема. Главное заранее договориться, что именно нужно проверять и каким должен быть результат. А вот с внутренними правилами часто возникает неопределенность: например, считать ли расхождение в одной цифре ошибкой, как обрабатывать неполные или нестандартные документы. Эти моменты нужно проговаривать заранее, так как именно они определяют, как система будет реагировать в нестандартных ситуациях.
— Какие ошибки чаще всего мешают компаниям запустить автоматизацию?
Пытаться автоматизировать все сразу. Вместо одного четкого сценария выбирается пять направлений, все в разной степени зрелости. В итоге запуск откладывается. Правильнее будет начать с самого понятного участка: например, с обработки входящих заявок или сверки подписей в документах. Еще одна ошибка — воспринимать проект как чисто ИТ-задачу. Без участия бизнес-пользователей автоматизация работает не в полную силу: она обрабатывает документы, но не решает реальные проблемы.
Советы и ориентиры
— Что бы вы порекомендовали тем, кто сейчас думает: «Надо, но пока не время»?
Автоматизация это не тот процесс, который требует идеальных условий. Начать можно и нужно именно тогда, когда нагрузка растет, а ресурсов не хватает. Сам по себе документооборот не упростится. Но можно упростить путь прохождения документов внутри компании. Даже один работающий сценарий — это уже экономия времени, снижение ошибок и стабилизация процессов.
— Какие действия можно предпринять прямо сейчас, без долгих подготовок?
Посмотреть, какие задачи повторяются каждый день. Где сотрудники проверяют одно и то же, где возникает больше всего правок и уточнений, где данные приходится сверять вручную. Если такой участок есть — значит, он готов для автоматизации. На этом этапе достаточно собрать примеры документов и описать, как они сейчас обрабатываются. Этого хватит, чтобы запустить пилот и увидеть реальный результат.
— Как выглядит реалистичный сценарий внедрения?
Рационально начинать с конкретного участка, где понятны структура документов и логика обработки — например, сверка подписей или разбор входящих пакетов. Мы запускаем пилот на рабочих данных, адаптируем сценарий, подключаем базовые проверки. Уже на этом этапе видна эффективность. После — масштабируем: без риска для процессов, без лишнего стресса для команды. Это проверенная модель, которая дает быстрый и стабильный результат.
Автоматизация обработки документов — решение, которое освобождает ресурсы и повышает скорость работы, помогает компаниям справляться с возросшей нагрузкой, минимизируя риски ошибок. Внедрение таких технологий приносит ощутимые результаты как в повышении эффективности, так и в снижении затрат на рутинные операции.
