RPA в HR: что дает роботизация и как она работает на практике
В работе HR много действий, которые повторяются изо дня в день. Чем больше сотрудников в компании, тем больше таких задач: подготовить документ, обновить данные, проверить корректность, собрать отчет. Эти операции важны, но именно они занимают значительную часть времени и постепенно вытесняют те задачи, где HR нужен как эксперт.
Когда поток технических действий становится непрерывным, ритм работы меняется. Специалисты все чаще переключаются на обслуживание мелких операций, а вопросы, связанные с людьми и развитием, уходят на второй план. В итоге HR решает не стратегические задачи, а работает в режиме постоянных запросов.
Роботизация процессов (RPA) помогает вернуть баланс. Программные роботы повторяют действия человека в корпоративных системах: работают с интерфейсами, переносят данные, формируют документы, запускают проверки. Они берут на себя повторяющиеся шаги и выполняют их стабильно, без отвлечений и пауз.
Мы обсудили с экспертом Максимом Уманецем, как роботизация помогает выстраивать устойчивые процессы и что меняется в HR, когда часть операций выполняет робот.
Почему именно HR — наиболее подходящая область для роботизации
В HR очень важна точность. Любая ошибка в данных сразу отражается на выплатах, документах, внутренних сервисах — и быстро превращается в проблему. При этом большая часть задач повторяется: оформление документов, изменения по сотрудникам, регулярные проверки. Процессы идут по понятным шагам, и редко выходят за рамки заранее заданного порядка.
Есть и другая особенность. Любое кадровое изменение приходится фиксировать сразу в нескольких системах — учете, отчетности, внутренних HR-инструментах. Если пропустить хотя бы один шаг, ошибка возвращается уже на следующем этапе — в расчетах или документах.
Такой характер работы делает HR удобной областью для роботизации. Задачи формализуемы и повторяются часто, поэтому эффект от автоматизации здесь заметен быстрее всего.
Какие HR-процессы дают максимальный эффект от RPA
На практике роботизация лучше всего приживается в задачах, связанных с обновлением и проверкой данных по сотрудникам. Это изменения в карточках, кадровые события, корректировки сведений. Такие операции выполняются регулярно и требуют аккуратности.
Второй заметный блок — запросы сотрудников. Справки, выписки, расчеты оформляются по заданному шаблону и отличаются только входными данными. Когда обращений становится много, ручная обработка начинает замедлять работу. Робот снимает эту нагрузку, не меняя привычного порядка.
Хорошо автоматизируются и регулярные отчеты и сверки. Если структура документа постоянна, робот формирует результат быстро и без расхождений. Это особенно полезно в периодах повышенной нагрузки, когда такие задачи накладываются друг на друга.
Как работает RPA в HR — практическая механика
В работе HR робот действует так же, как обычный специалист. Он не встраивается внутрь систем и не меняет их логику — он повторяет привычные действия пользователя. Заходит в нужные программы, открывает разделы, заполняет поля, формирует документы и сохраняет результат.
Отправной точкой служит обычная рабочая ситуация: заявка от сотрудника, изменение данных или плановая операция. Робот получает эти данные и запускает нужный сценарий.
Дальше он последовательно проходит весь процесс. Заходит в кадровую систему, например, SAP HR или 1С, находит нужную карточку, проверяет параметры, вносит изменения. Если требуется, формирует документ по шаблону и переходит к следующему шагу — например, обновляет информацию в другой системе или передает файл в систему хранения и архивирования, например OpenText.
Во многих HR-задачах данные приходится собирать из нескольких источников. В таких случаях робот выполняет несколько операций подряд: выгружает информацию, сопоставляет значения, собирает итоговый результат — отчет, таблицу или запись в системе.Процесс следует заданной логике, в которой предусмотрены как обязательные шаги, так и допустимые исключения.
Если в процессе участвуют документы в виде файлов или сканов, используется распознавание (OCR). Робот извлекает нужные данные и дальше работает с ними как с обычными полями.
Важно, что робот не принимает решений. Если он сталкивается с ситуацией, которая не укладывается в заданные правила, он фиксирует исключение и передает его специалисту по конкретной заявке или после обработки всей очереди.
Как меняется роль HR-специалистов
С появлением RPA в HR четко разделяются зоны ответственности. Роботы берут на себя операционные действия — те самые повторяющиеся шаги в системах, которые раньше выполнялись вручную. Человек отвечает за контроль процесса, работу с исключениями и понимание контекста.
Для HR это означает заметное снижение операционной нагрузки. Специалисты меньше вовлечены в технические шаги и больше времени уделяют задачам, где автоматизация не работает: адаптации сотрудников, разбору сложных ситуаций, взаимодействию с людьми и развитию процессов.
В результате меняется не только распределение работы, но и фокус функции. HR перестает быть «проводником операций» и все чаще выступает как владелец процессов и качества результата.
Эффект внедрения RPA в HR
Когда компании говорят об эффекте от RPA в HR, они обычно опираются на вполне приземленные вещи. В первую очередь — на время. Сколько занимает обработка типовых операций, исчезли ли очереди, стало ли проще укладываться в SLA. По мере внедрения автоматизации сокращается доля ручных действий, а отдельные процессы начинают выполняться заметно быстрее.
Второй важный показатель — точность. За счет автоматизации снижается количество ошибок, связанных с человеческим фактором. Уровень распознавания документов достигает 91 %, а повторные проверки и возвраты постепенно уходят из повседневной работы.
Отдельно смотрят на нагрузку команды. Когда рутинные операции выполняются автоматически, высвобождается значительная часть рабочего времени. В отдельных HR-сценариях рост производительности достигает до 80 % — не за счет ускорения людей, а за счет того, что они перестают заниматься техническими шагами.
Процессы становятся прозрачнее: видно, где возникают задержки, как распределяется поток задач и что происходит при росте объема. Это упрощает контроль и позволяет масштабировать нагрузку без перестройки всей функции.
В итоге RPA перестает восприниматься как эксперимент или разовая автоматизация. Для HR это становится рабочим инструментом, который дает предсказуемый результат и снижает зависимость процессов от ручного исполнения.
Что будет дальше: HR-процессы и RPA на горизонте до 5 лет
В ближайшие годы развитие RPA в HR будет идти не за счет количества роботов, а за счет масштаба сценариев. RPA с самого начала строилась для работы между системами, поэтому дальше будет расти именно сквозная автоматизация. Роботы будут сопровождать процесс целиком — от первого запроса до результата, даже если по дороге задействовано несколько контуров.
В ряде задач к классической роботизации начнут добавляться инструменты анализа текста. Не как отдельная технология, а как способ упростить вход. Система сможет определить тип обращения или документа и запустить нужный процесс без ручной сортировки. Дальше все работает по тем же правилам: сценарий, шаги, контроль.
Такой подход убирает разрывы между этапами, где раньше почти всегда требовалось участие человека. Переходы между системами становятся частью одного маршрута, а не набором отдельных действий, которые нужно «склеивать» вручную.
Постепенно автоматизация выходит за пределы учета и документооборота. В адаптации, обучении и развитии сотрудников много организационных шагов, которые повторяются из раза в раз. Их все чаще берут на себя роботы, оставляя HR работу с людьми и содержательными задачами.
В результате HR все больше переходит к модели управления. Фокус смещается с исполнения отдельных операций на контроль процессов и качество результата. Автоматизация становится естественной частью среды и перестает быть заметной.
Заключение
В результате HR все больше переходит к модели управления. Фокус смещается с исполнения отдельных операций на контроль процессов и качество результата. Автоматизация становится естественной частью среды и перестает быть заметной.
В такой модели HR все больше отвечает за управление процессами и качество результата. Операционные шаги уходят в автоматический контур, а внимание специалистов сосредотачивается на развитии, взаимодействии с людьми и принятии решений.
